Quản lý nhóm người dùng và cài đặt


Tính năng quản lý nhóm cho phép bạn bật hoặc tắt cài đặt đối với một nhóm người dùng trong tài khoản của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập quản trị viên của nhóm để quản lý các thành viên và cài đặt cho nhóm đó. Quản trị viên của nhóm cũng có thể xem liệu nhóm họ đang quản lý có được thiết lập là nhóm chính đối với người dùng trong nhóm không. Quản trị viên của nhóm không cần là quản trị viên tài khoản hay có quyền vai trò để chỉnh sửa các nhóm người dùng.

Quan trọng: Bắt đầu từ ngày 1 tháng 6 năm 2022, đội kỹ sư của chúng tôi sẽ bắt đầu di chuyển và kích hoạt Trải nghiệm tính năng quản trị mới trên tất cả các tài khoản. Không có thời gian ngừng hoạt động trong khi quá trình di chuyển đang diễn ra, nhưng Trải nghiệm tính năng quản trị mới trong tài khoản của bạn có thể sẽ được kích hoạt vào ngày khác nhau. Chủ sở hữu tài khoản sẽ nhận được email khi hoàn thành quá trình. Trong Trải nghiệm tính năng quản trị mới, Nhóm trò chuyện [IM Group] đã hợp nhất với Nhóm người dùng thành Nhóm. Tham khảo bài báo về trải nghiệm cũ nếu chưa kích hoạt Trải nghiệm tính năng quản trị mới trong tài khoản của bạn.

Bài viết này đề cập đến:

Điều kiện tiên quyết để quản lý nhóm người dùng và cài đặt

Cách thêm nhóm mới

Các nhóm cho phép bạn bật hoặc tắt cài đặt đối với một nhóm người dùng trong tài khoản của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các nhóm để sắp xếp người dùng trong thẻ Liên hệ trong ứng dụng di động và Zoom desktop client.

Ghi chú: Nhóm trò chuyện [IM Group] cũ của bạn sẽ được tự động thêm vào và hiển thị dưới dạng nhóm mới, trong tên có ghi kèm (Ban đầu là Nhóm trò chuyện [IM Group]) trong trang Nhóm. Nhóm trò chuyện [IM Group] cũ của bạn cũng sẽ tự động được thêm vào trang Liên hệ.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Nhóm.
  3. Nhấp vào Thêm nhóm.
  4. Nhập tên và phần mô tả cho nhóm mới.
  5. Nhấp vào Thêm.
    Nhóm này sẽ hiển thị trong danh sách nhóm của bạn.

Cách thêm quản trị viên của nhóm

Bạn có thể thiết lập quản trị viên của nhóm để quản lý các thành viên và cài đặt cho nhóm đó. Quản trị viên của nhóm cũng có thể xem liệu nhóm họ đang quản lý có được thiết lập là nhóm chính đối với người dùng trong nhóm không. Quản trị viên của nhóm không cần là quản trị viên tài khoản hay có quyền vai trò để chỉnh sửa các nhóm người dùng.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Nhóm.
  3. Nhấp vào tên nhóm mà bạn muốn thiết lập quản trị viên.
  4. Bên cạnh Quản trị viên của nhóm, nhấp vào ký hiệu dấu cộng (+).
  5. Nhập một hoặc nhiều tên và địa chỉ email của người dùng mà bạn muốn thiết lập thành quản trị viên của nhóm.
  6. Nhấn vào Add [Thêm].

Cách thêm thành viên vào nhóm

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng sau đó nhấn vào Người dùng.
  3. Kiểm tra người dùng bạn muốn thêm vào nhóm.
  4. Nhấp vào Nhóm.
  5. Xác nhận danh sách người dùng.
  6. Chọn tên nhóm từ menu thả xuống của Nhóm người dùng.
  7. Nhấp vào Lưu.

Cách thiết lập nhóm chính của người dùng

Nếu người dùng ở trong nhiều nhóm, bạn có thể thiết lập một nhóm chính cho người dùng.

Ghi chú:

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Nhóm.
  3. Nhấp vào tên nhóm mà bạn muốn thiết lập làm nhóm chính.
  4. Nhấp vào liên kết bên cạnh Tất cả thành viên.
  5. Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) bên cạnh tên người dùng mà bạn muốn thiết lập nhóm chính.
  6. Nhấp vào Thiết lập làm Nhóm chính.
  7. Nhấp vào Lưu để xác nhận rằng bạn muốn thiết lập nhóm này thành nhóm chính cho người dùng này.

Cách thay đổi cài đặt nhóm

Có thể bật tắt hoặc khóa các cài đặt ở cấp độ nhóm. Người dùng đơn lẻ có thể điều chỉnh các cài đặt, nếu chúng không bị khóa trong tài khoản hoặc nhóm. Tìm hiểu thêm về cài đặt theo cấp bậc.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấn vào User Management [Quản lý người dùng], sau đó nhấn vào Group Management [Quản lý nhóm].
  3. Nhấp vào tên nhóm thích hợp trong danh sách.
    Cài đặt chính ở trong các thẻ sau: Cuộc họp,Ghi lại và Hội nghị âm thanh.
  4. Nhấp vào nút bật/tắt để bật hoặc tắt một cài đặt. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này
  5. (Tùy chọn) Nhấp vào biểu tượng khóa để khóa một cài đặt. Khi khóa một cài đặt, thành viên trong nhóm không thể chỉnh sửa riêng cài đặt đó được nữa.
    Ghi chú: Có thể khóa cài đặt ở cấp độ tài khoản. Điều này sẽ được ghi chú ở bên cạnh phần cài đặt. Khi một cài đặt bị khóa ở cấp độ tài khoản, bạn sẽ phải thay đổi cài đặt đó trong phần Cài đặt tài khoản.

Các cài đặt khả dụng ở cấp độ nhóm

Các cài đặt sau chỉ khả dụng ở cấp độ nhóm.

Ghi chú:

Thẻ hồ sơ

Thẻ cuộc họp

Thẻ Ghi lại

Thẻ Zoom Phone

Hiển thị cài đặt cấp độ nhóm của Zoom Phone.

Cách thay đổi cài đặt cấp độ nhóm và tài khoản Zoom Chat

Ghi chú:

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, truy cập cài đặt trò chuyện ở cấp độ tài khoản hoặc cấp độ nhóm:
    • Tài khoản: Nhấp vào Quản lý tài khoản rồi nhấn vào Cài đặt tài khoản.
    • Nhóm: Nhấp vào Quản lý người dùng rồi nhấn vào Nhóm. Nhấp vào Chỉnh sửa bên cạnh một nhóm.
  3. Nhấp vào thẻ Zoom Chat.
  4. Điều hướng đến cài đặt bạn muốn thay đổi.
  5. Đối với cài đặt cấp độ tài khoản, nhấp vào biểu tượng khóa để khóa cài đặt nếu bạn muốn ngăn không để cài đặt đó bị thay đổi trong cài đặt nhóm.

Ghi chú:

Thẻ chia sẻ

Cho phép người dùng trong nhóm hoặc tài khoản sử dụng các tính năng trò chuyện sau:

Thẻ khả năng hiển thị✱

Ghi chú: Chỉ có thể thay đổi tất cả cài đặt về khả năng hiển thị trò chuyện ở cấp độ tài khoản.

Thẻ bảo mật

Thẻ lưu trữ

Cách để quản lý các nhóm liên hệ

Bạn có thể sử dụng trang Liên hệ để kiểm soát người dùng và nhóm xuất hiện trong ứng dụng dành cho desktop client và ứng dụng di động (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Cũng có thể tìm kiếm được những người dùng hoặc nhóm này khi sử dụng Zoom Phone (thẻ Điện thoại) hoặc điện thoại bàn được cấp phép.

Ghi chú: Các Nhóm trò chuyện [IM Group] cũ của bạn sẽ tự động được thêm vào Trải nghiệm quản trị mới dưới dạng nhóm mới và được thêm vào danh bạ liên hệ của công ty.

Xác định cách người dùng và nhóm hiển thị trong ứng dụng di động và desktop client

Làm theo các bước sau để hiển thị người dùng và nhóm của tài khoản trong desktop client và ứng dụng di động (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ).

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Liên hệ.
  3. Bật chức năng bật/tắt ở đầu trang để hiển thị người dùng và nhóm của tài khoản trong desktop client và ứng dụng di động (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ).
  4. (Tùy chọn) Chọn các hộp kiểm sau:
    • Liệt kê tất cả người dùng tài khoản trong phần "Tất cả liên hệ": Tất cả người dùng sẽ xuất hiện trong phần Liên hệ của công ty (được hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trên thẻ Liên hệ).Mọi nhóm liên hệ đã tạo sẽ không được hiển thị trong desktop client hoặc ứng dụng di động khi tùy chọn này được bật.
      Ghi chú: Nếu bạn bật cài đặt này, cài đặt cấp độ nhóm của Zoom Chat sẽ không có hiệu lực.
    • Liệt kê tất cả Zoom Rooms trong phần "Tất cả liên hệ": Chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn Zoom Rooms được sắp xếp như đã xác định trong trang Liên hệ > thẻ Zoom Rooms. Thay vào đó, tất cả Zoom Rooms sẽ xuất hiện trong Zoom Rooms (được hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trên thẻ Liên hệ).
  5. Nhấp vào Tiếp tục để xác nhận.

Kết nối các nhóm với trang Liên hệ

Bạn có thể liên kết nhóm người dùng với các nhóm liên hệ và kiểm soát cách các nhóm liên hệ này xuất hiện trong desktop client và ứng dụng di động (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Mỗi nhóm bạn chọn sẽ được thêm vào dưới dạng một nhóm liên hệ mới và riêng biệt. Mỗi tên nhóm liên hệ sẽ giống với tên nhóm người dùng tương ứng của nhóm liên hệ đó. Ngoài ra, hãy làm theo hướng dẫn trong phần tiếp theo để tạo và đặt tên cho các nhóm liên hệ theo cách thủ công (bằng cách thêm từng người dùng hoặc dựa trên một hoặc nhiều nhóm người dùng). Bất kỳ người dùng nào được thêm vào hoặc bị xóa khỏi nhóm người dùng sẽ được phản ánh trong nhóm liên hệ.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Liên hệ.
  3. Nhấp vào Chọn nhóm.
    Ghi chú: Ngay cả khi bạn chọn nhiều nhóm, thì mỗi nhóm sẽ được tạo thành nhóm liên hệ của riêng nhóm đó.
  4. Tìm kiếm và chọn các nhóm để nhập, rồi chọn cài đặt quyền riêng tư:
    • Tất cả người dùng đều có thể nhìn thấy và tìm kiếm: Tất cả người dùng có thể nhìn thấy nhóm trong desktop client và ứng dụng (được hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Tất cả người dùng đều có thể tìm kiếm các thành viên trong nhóm.
    • Chỉ hiển thị với thành viên, mọi người dùng đều có thể tìm kiếm: Chỉ thành viên mới có thể nhìn thấy nhóm trong desktop client và ứng dụng (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Tất cả người dùng đều có thể tìm kiếm các thành viên trong nhóm.
    • Chỉ thành viên mới có thể nhìn thấy và tìm kiếm: Chỉ thành viên mới có thể nhìn thấy nhóm trong desktop client và ứng dụng (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Chỉ thành viên cùng nhóm mới có thể tìm kiếm thành viên trong nhóm.
  5. Nhấn Import [Nhập].

Tạo nhóm liên hệ

Bạn có thể tạo nhóm liên hệ theo cách thủ công để sắp xếp người dùng của mình trong desktop client và ứng dụng di động (hiển thị trong phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Phương thức này cho phép bạn tạo các nhóm liên hệ bằng cách chọn từng người dùng, một hoặc nhiều nhóm người dùng hoặc kết hợp cả hai cách. Ngoài ra, hãy làm theo hướng dẫn trong phần trước để liên kết riêng từng nhóm người dùng hiện có để sử dụng các nhóm người dùng đó làm nhóm liên hệ.

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Liên hệ.
  3. Nhấp vào Thêm nhóm liên hệ.
  4. Nhập các cài đặt sau:
    • Tên nhóm liên hệ: Nhập tên hiển thị để giúp định danh nhóm.
    • Mô tả: Nhập mô tả cho nhóm.
    • Thêm liên hệ: Chỉ định người dùng hoặc nhóm để thêm nhóm liên hệ mới.
      Ghi chú: Nếu bạn chọn một nhóm, thì tất cả người dùng trong nhóm đó sẽ được thêm vào nhóm liên hệ mới này. Bất kỳ người dùng nào được thêm vào hoặc bị xóa khỏi nhóm người dùng trong tương lai cũng sẽ được cập nhật trong nhóm liên hệ, Tuy nhiên, thao tác thêm nhóm người dùng ở đây sẽ không tạo ra một nhóm liên hệ riêng biệt.
    • Quyền riêng tư của nhóm: Chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư của nhóm.
  5. Nhấp vào Lưu.

Chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư của một nhóm

  1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý người dùng, sau đó nhấn vào Liên hệ.
  3. Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) rồi nhấp vào Chỉnh sửa để thay đổi cài đặt quyền riêng tư cho nhóm và thành viên trong nhóm:
    • Tất cả người dùng đều có thể nhìn thấy và tìm kiếm: Tất cả người dùng có thể nhìn thấy nhóm trong desktop client và ứng dụng (phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Tất cả người dùng đều có thể tìm kiếm các thành viên trong nhóm.
    • Chỉ hiển thị với thành viên, mọi người dùng đều có thể tìm kiếm: Chỉ thành viên mới có thể nhìn thấy nhóm trong desktop client và ứng dụng (phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Tất cả người dùng đều có thể tìm kiếm các thành viên trong nhóm.
    • Chỉ thành viên mới có thể nhìn thấy và tìm kiếm: Chỉ thành viên mới có thể nhìn thấy nhóm trong desktop client và ứng dụng (phần Tất cả liên hệ trong thẻ Liên hệ). Chỉ thành viên cùng nhóm mới có thể tìm kiếm thành viên trong nhóm.

Ghi chú: Đối với người dùng trong nhiều nhóm liên hệ, ưu tiên nhóm cho phép người dùng nhìn thấy hoặc tìm kiếm. Nếu bạn ở trong một nhóm liên hệ mà tất cả người dùng đều có thể nhìn thấy bạn, thì tất cả người dùng vẫn nhìn thấy bạn kể cả khi ở trong một nhóm liên hệ có cài đặt hạn chế hơn. Ví dụ: nếu người dùng ở trong hai nhóm có cài đặt quyền riêng tư như sau, thì cài đặt quyền riêng tư ở Nhóm A sẽ được áp dụng.

Nhóm liên hệ B chỉ hiển thị đối với các thành viên trong nhóm, nhưng vì người dùng cũng ở trong Nhóm liên hệ A, nên họ vẫn sẽ hiển thị trong Nhóm liên hệ A trong thẻ Liên hệ và vẫn có thể tìm kiếm được những người dùng này.