Plugin Microsoft Outlook (máy tính để bàn)


Ghi chú: Để có trải nghiệm tốt hơn, Zoom khuyến nghị sử dụng tính năng nâng cao Zoom for Outlook (web và máy tính để bàn), đặc biệt nếu tổ chức của bạn sử dụng máy tính chạy macOS. Microsoft sẽ chặn các plugin dựa trên hành động bơm dữ liệu chạy trong Outlook cho macOS và chỉ cho phép tính năng nâng cao có sẵn từ cửa hàng Microsoft. Ban đầu kế hoạch này được dự kiến thực hiện vào tháng 6 năm 2020, nhưng kế hoạch này đã bị trì hoãn đến cuối năm 2021 theo quyết định của Microsoft. Chúng tôi khuyến nghị chuyển tổ chức của bạn sang tính năng nâng cao thay vì sử dụng plugin máy tính để bàn.

Plugin Zoom Microsoft Outlook được thiết kế để giúp lên lịch cuộc họp trong Microsoft Outlook nhanh chóng và thuận tiện. Plugin cho phép lên lịch và bắt đầu các cuộc họp Zoom tức thời cũng như cài đặt các sự kiện họp hiện tại thành các cuộc họp Zoom. Plugin Outlook cũng có thể đồng bộ hóa thời gian rảnh/bận với Zoom desktop client dựa trên các sự kiện Lịch Outlook của bạn (chỉ dành cho PC, yêu cầu phiên bản 3.5 trở lên - tải xuống phiên bản mới nhất).

Ghi chú: Do giao thức bảo mật mới, plugin Outlook chỉ được hỗ trợ trên macOS 10.14.1 trở lên. Nếu bạn đang chạy phiên bản cũ hơn, chúng tôi khuyến nghị cập nhật macOS, sử dụng tính năng nâng cao Zoom for Outlook (web và máy tính để bàn) hoặc tắt Bảo vệ toàn vẹn hệ thống (SIP) trên hệ điều hành.

Bài viết này đề cập đến:

Yêu cầu cài đặt đối với plugin Microsoft Outlook

*macOS 10.15 Catalina không hỗ trợ plugin, bao gồm cả Plugin Microsoft Outlook dành cho Zoom. 

Cách tải xuống plugin

Bạn có thể tải xuống tệp MSI Plugin Zoom Microsoft Outlook từ Download Center. Sau khi hoàn tất tải xuống, hãy chạy tệp MSI và làm theo trình hướng dẫn cài đặt để hoàn tất cài đặt. Bạn cần khởi động lại Outlook trước khi sử dụng Plugin.

Ghi chú: Một số phiên bản Outlook không hỗ trợ các tùy chọn Lên lịch cuộc họp hoặc Bắt đầu cuộc họp tức thời. Nếu bạn không thấy những tùy chọn này trên dải băng, vui lòng kiểm tra xem những tùy chọn đó có hiển thị sau khi tạo một cuộc hẹn hoặc sự kiện lịch mới hay không.

Cách lên lịch cuộc họp

Ghi chú:

  1. Nhấn vào nút Schedule a Meeting [Lên lịch cuộc họp].
  2. Chọn cài đặt mong muốn của bạn để lên lịch cuộc họp.
    • ID cuộc họp
      • Tạo tự động: Tạo một ID cuộc họp duy nhất ngẫu nhiên.
      • ID cuộc họp cá nhân*: Sử dụng ID cuộc họp cá nhân của bạn.
    • Bảo mật: 
      • Mật mã: Nhập mật mã cuộc họp. Người tham gia sẽ được yêu cầu nhập mật mã này trước khi tham gia cuộc họp đã được lên lịch của bạn.
        Lưu ý: Mật mã cuộc họp phải đáp ứng các yêu cầu về độ phức tạp do quản trị viên của bạn đặt ra.
      • Phòng chờ: Kích hoạt Phòng chờ cho cuộc họp.
      • Chỉ người dùng đã xác thực mới có thể tham gia: Hạn chế quyền truy cập cuộc họp để chỉ người đã đăng nhập mới được tham gia.
    • Video
      • Người chủ trì: Chọn xem bạn muốn bật hay tắt video của người chủ trì khi tham gia cuộc họp. Ngay cả khi bạn chọn tắt, người chủ trì vẫn có tùy chọn để bắt đầu video của họ.
      • Người tham gia: Chọn xem bạn muốn bật hay tắt video của người tham gia khi tham dự cuộc họp. Ngay cả khi bạn chọn tắt, người tham gia vẫn có tùy chọn để bắt đầu video của họ.
    • Âm thanh: Chỉ cho phép người dùng gọi đến sử dụng Điện thoại, Âm thanh máy tính, Cả hai, hoặc Âm thanh của bên thứ ba (nếu được bật cho tài khoản của bạn).
      • Quay số truy cập từ: Nếu Điện thoại hoặc Cả hai được kích hoạt cho cuộc họp này, nhấn vào Chỉnh sửa để chọn quốc gia bạn muốn quay số truy cập và thêm vào lời mời. Theo mặc định, mục này bao gồm Các quốc gia quay số truy cập toàn cầu được liệt kê trong cài đặt cuộc họp của bạn.
    • Cho phép người tham gia vào cuộc họp trước người chủ trì: Cho phép người tham gia cuộc họp khi bạn vắng mặt hoặc trước khi bạn tham gia. Cuộc họp sẽ kết thúc sau 40 phút đối với người dùng gói Cơ bản (miễn phí) nếu có từ 3 người trở lên tham gia cuộc họp. Nếu tùy chọn được bật, bạn cũng có thể chọn khoảng thời gian họ có thể tham gia trước thời gian bắt đầu đã được lên lịch: 5 phút, 10 phút, 15 phút hay Bất kỳ lúc nào.
    • Tắt tiếng người tham gia khi vào cuộc họp: Nếu tùy chọn tham gia trước người chủ trì chưa được bật, tùy chọn này sẽ tắt tiếng của tất cả người tham gia khi họ tham gia cuộc họp.
    • Tự động ghi lại cuộc họp: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn ghi lại cuộc họp tự động. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn ghi lại cục bộ (trên máy tính của bạn) hoặc trên đám mây. Tìm hiểu thêm về tính năng ghi lại tự động.
    • Bật chế độ tập trung khi cuộc họp bắt đầu: Tự động bắt đầu cuộc họp với chế độ tập trung được bật sẵn, để tất cả những người tham gia cuộc họp ít bị phân tâm hơn. Tính năng này yêu cầu client phiên bản 5.9.0 trở lên.
    • Hiển thị trong danh sách sự kiện công khai: Thêm cuộc họp này vào lịch công khai được liên kết với URL tùy biến của bạn.
    • Bật khu vực trung tâm dữ liệu bổ sung cho cuộc họp này
    • Phê duyệt hoặc từ chối quyền tham gia của người dùng từ các khu vực và quốc gia nhất định: Người chủ trì có thể cho phép chỉ người tham gia từ các quận/khu vực cụ thể tham dự cuộc họp hoặc chặn tất cả người tham gia từ các quận/khu vực cụ thể.
    • Bao gồm liên kết mời trong trường vị trí: Thao tác này sẽ bao gồm URL tham gia trong trường vị trí của sự kiện trên lịch. 
    • Chèn lời mời cuộc họp Zoom trên văn bản hiện có: Chèn chi tiết cuộc họp Zoom ở đầu lời mời cuộc họp (trước bất kỳ văn bản tùy chỉnh nào được nhập vào lời mời cuộc họp).
    • Chọn ngôn ngữ để gửi lời mời: Tùy chọn này cho phép chọn ngôn ngữ lời mời Zoom như bạn muốn.
    • Người chủ trì thay thế: Nhập địa chỉ email của một người dùng Zoom khác Được cấp giấy phép vào tài khoản của bạn để cho phép họ bắt đầu cuộc họp khi bạn vắng mặt. 
      Ghi chú: Nếu người chủ trì cuộc họp muốn thêm người chủ trì thay thế cho cuộc họp, có thể bật cài đặt Cho phép người chủ trì thay thế thêm hoặc chỉnh sửa cuộc bình chọn. Tính năng này yêu cầu Zoom client phiên bản 5.8.0 trở lên. Nếu bạn không chắc chắn vai trò người chủ trì thay thế có phù hợp với mình hay không, hãy tìm hiểu về các vai trò trong cuộc họp.
    • Lưu và không hiển thị lại: Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng các cài đặt tương tự làm mặc định cho các cuộc họp khác trong tương lai. Cửa sổ cài đặt sẽ không bật lên và bạn phải mở theo cách thủ công để chỉnh sửa cài đặt.
  3. Nhấp vào Tiếp tục.
    Lời mời trên lịch sẽ tự động được tạo với thông tin cuộc họp Zoom.

Ghi chú: Bạn có thể hủy cuộc họp Zoom hoặc thay đổi cài đặt của cuộc họp Zoom trong lời mời trên lịch bằng cách chọn các nút tương ứng trong menu.

Cách lên lịch hội nghị âm thanh cá nhân (PAC)

Ghi chú: Trước khi làm theo các bước sau, đảm bảo rằng bạn chọn các số điện thoại quay số truy cập phù hợp trên web portal.

  1. Bật và đặt cấu hình Hội nghị âm thanh cá nhân trên web portal. 
  2. Nhấp vào mũi tên ở phía dưới Lên lịch cuộc họp.
  3. Nếu bạn có nhiều tài khoản PAC, hãy chọn tài khoản bạn muốn lên lịch.
    Thao tác này sẽ tự động điền thông tin PAC của bạn vào một sự kiện lịch. Thay đổi ngày và thời gian, cũng như thêm người dự thính nếu cần.
  4. Nhấp vào Gửi.

Cách cài đặt một sự kiện hiện tại thành cuộc họp Zoom

  1. Mở một sự kiện lịch hiện có trong Outlook.
  2. Chọn Lên lịch cuộc họp hoặc Hội nghị âm thanh cá nhân để lên lịch loại cuộc họp theo bạn theo ý muốn.
  3. Chọn cài đặt mong muốn của bạn để lên lịch cuộc họp.
    Xem phần Cách lên lịch cuộc họp để biết thêm chi tiết.
  4. Nhấp vào Tiếp tục.
    Các chi tiết sẽ được điền tự động vào lời mời.
  5. Nhấp vào Lưu & Đóng.

Thiếu biểu tượng plugin

Nếu không thấy biểu tượng Lên lịch cuộc họp trong menu dải băng, hãy mở Tùy chọn Outlook của bạn.

  1. Chọn Các mục đã tắt.
  2. Chọn plugin Zoom Outlook.
  3. Chọn Bật.
  4. Chọn tính năng bổ sung Com.
  5. Chọn hộp plugin Zoom Outlook. 

Cách lên lịch cuộc họp cho người khác

Nếu bạn muốn lên lịch thay cho một người dùng Zoom khác, hãy xem bài viết về quyền lên lịch.