Quản lý và chia sẻ bản ghi trên đám mây

Với tư cách là chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên, bạn có thể quản lý và chia sẻ bản ghi trên đám mây. Bạn cũng có thể thiết lập quyền cho những người có thể xem hoặc chỉnh sửa bản ghi và sử dụng liên kết hoặc lời mời để chia sẻ chúng. Ngoài ra, bạn có thể giám sát các bản ghi trên đám mây của người dùng bằng cách:

• Tìm và xem các tập tin bản ghi
• Xóa các tập tin bản ghi
• Chia sẻ tập tin bản ghi

Lưu ý: Nếu bạn gặp sự cố khi tìm hoặc chia sẻ bản ghi trên đám mây, hãy tìm hiểu cách khắc phục sự cố này đúng cách.

Yêu cầu để quản lý và chia sẻ bản ghi trên đám mây

• Quyền của chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên
• Tính năng ghi lại trên đám mây đã được bật
• Đã bật tính năng chia sẻ bản ghi trên đám mây
• Đã bật xác thực để xem bản ghi trên đám mây

Lưu ý:

• Để truy cập bản ghi trên đám mây trong Cổng thông tin web của Zoom, bản ghi phải được xử lý hoàn tất trước.
• Để chỉnh sửa hoặc xóa bản ghi trên đám mây với tư cách là người dùng, chủ sở hữu hoặc quản trị viên tài khoản của bạn phải cấp quyền cho bạn.
• Người dùng có đặc quyền lên lịch có thể truy cập, tải xuống và chia sẻ bản ghi trên đám mây cho các cuộc họp do người dùng mà họ đại diện chủ trì, nhưng họ không thể xóa các bản ghi này.

Cách truy cập phần quản lý bản ghi

Tài khoản

Nếu bạn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên của một tài khoản, bạn có thể xem mọi bản ghi trên tài khoản của mình trong phần Quản lý bản ghi và Bản chép lời. 

1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý tài khoản, sau đó nhấp vào Quản lý bản ghi và Bản chép lời.
3. Nhấp vào thẻ Bản ghi.
   Bạn sẽ thấy danh sách các bản ghi trên đám mây trong tài khoản của mình.
4. Tìm kiếm bản ghi theo ID cuộc họp, chủ đề hoặc từ khóa trong bản chép lời âm thanh.
5. (Tùy chọn) Nhấp vào Tìm kiếm nâng cao để lọc kết quả theo các thông số sau:
   • Phạm vi ngày
   • Người chủ trì
   • Vị trí lưu trữ
6. Nhấp vào Tìm kiếm hoặc nhấp vào Enter trên bàn phím của bạn.
   Danh sách các chủ đề phù hợp sẽ xuất hiện.

Người dùng

Bạn có thể xem bản ghi của mình trên trang Bản ghi & Bản chép lời . 

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web của Zoom.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Bản ghi & Bản chép lời.
3. Nhấp vào thẻ Bản ghi trên đám mây.
   Bạn sẽ thấy danh sách các bản ghi trên đám mây đã xử lý của mình.
   Lưu ý: Người dùng có đặc quyền lên lịch cũng được phép truy cập các bản ghi này.
4. Tìm kiếm bản ghi theo ID cuộc họp, chủ đề hoặc từ khóa trong bản chép lời âm thanh.
5. (Tùy chọn) Nhấp vào Tìm kiếm nâng cao để lọc kết quả theo phạm vi ngày hoặc các thông số sau:
   • Tất cả trạng thái
   • Đã chia sẻ
   • Theo yêu cầu
   • Đã tải lên
6. Nhấp vào Tìm kiếm hoặc nhấp vào Enter trên bàn phím của bạn.
   Danh sách các chủ đề phù hợp sẽ xuất hiện.

Cách quản lý bản ghi trên đám mây từ trang bản ghi

Chia sẻ bản ghi trên đám mây

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhấp vào hình thu nhỏ của bản ghi để mở.
3. Nhấp vào Chia sẻ .
4. Điều chỉnh cài đặt chia sẻ của bạn.
5. Nhấp vào Sao chép liên kết và mật mã , sau đó dán hoặc gửi liên kết đến email hoặc nền tảng bạn mong muốn.

Tải xuống bản ghi trên đám mây

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhấp vào hình thu nhỏ của bản ghi để mở.
3. Trên trang bản ghi, nhấp vào Tải xuống .
   Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện.
4. Nhấp vào Tải xuống để xác nhận.
   Lưu ý: Tùy thuộc vào thiết lập của bạn, bạn có thể nhận được các thông báo yêu cầu xác nhận tải xuống tập tin, chọn vị trí lưu hoặc cung cấp thêm thông tin. Làm theo các hướng dẫn sau để hoàn tất quá trình tải xuống.

Thêm vào Zoom Clips

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhấp vào hình thu nhỏ của bản ghi để mở.
3. Trên trang bản ghi, nhấp vào Thêm vào Zoom Clips .
   Một cửa sổ cho phép bạn cắt bản ghi sẽ xuất hiện.
4. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn cắt video trước khi thêm vào Zoom Clips, hãy thực hiện như sau:
   1. Nhấp vào thẻ Cắt video .
   2. Cắt và điều chỉnh bản ghi theo mong muốn của bạn. Tìm hiểu cách cắt bản ghi trên đám mây.
5. Trong trường Đổi tên , hãy giữ nguyên hoặc nhập tiêu đề cho clip.
6. (Tùy chọn) Thêm mô tả. 
7. Nhấn vào Save [Lưu].

Xóa bản ghi trên đám mây

Tìm hiểu cách xóa bản ghi trên đám mây.

Lưu ý:

• Nếu người dùng truy cập bản ghi trên đám mây đã bật tính năng tự động xóa, họ có thể tắt tính năng này, trừ khi quản trị viên đã khóa tùy chọn đó.
• Người dùng có đặc quyền lên lịch có thể truy cập, tải xuống và chia sẻ bản ghi trên đám mây cho các cuộc họp do người họ là người được ủy quyền chủ trì nhưng không thể xóa những bản ghi đó.
• Tìm hiểu cách khôi phục các bản ghi đã xóa hoặc tìm hiểu điều gì xảy ra với các tập tin bản ghi trên đám mây sau khi xóa.

Cài đặt chia sẻ bản ghi trên đám mây

Bạn có thể truy cập các tùy chọn sau khi chia sẻ bản ghi trên đám mây. Sau khi hoàn tất việc cấu hình các cài đặt trong phần này, hãy sử dụng liên kết có thể chia sẻ để chia sẻ bản ghi trên đám mây của bạn.

Lưu ý: Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt bản ghi ở cấp độ người dùng.

Phần	Tùy chọn
Ai được xem	Cho phép chia sẻ bản ghi công khai hoặc nội bộ. Những thay đổi sẽ được lưu tự động. Lưu ý: Bạn có thể không thấy các tùy chọn bị quản trị viên tài khoản của mình xóa hoặc ẩn ở cấp nhóm hoặc tài khoản. Liên hệ với quản trị viên tài khoản của bạn nếu bạn cần truy cập vào tùy chọn mà bạn không thấy. Người có liên kết của bản ghi: Bất kỳ ai có liên kết chia sẻ đều có thể truy cập vào bản ghi. Bạn vẫn có thể yêu cầu mật mã để xem. Người dùng đã đăng nhập trong tài khoản của tôi: Chỉ những người dùng đã đăng nhập từ cùng một tài khoản mới được xem bản ghi. Phải bật xác thực cho bản ghi trên đám mây . Đăng nhập vào Zoom: Chỉ những người dùng đã đăng nhập vào tài khoản Zoom mới được truy cập vào bản ghi. Phải bật xác thực cho bản ghi trên đám mây . Tên miền: Chỉ những người dùng đã đăng nhập vào Zoom bằng tên miền do quản trị viên tài khoản chỉ định mới được phép truy cập bản ghi. Phải bật xác thực cho bản ghi trên đám mây . Đăng nhập bằng Đăng nhập một lần (SSO) bên ngoài: Chỉ những người dùng đăng nhập bằng SSO bên ngoài được chỉ định bởi quản trị viên tài khoản mới được phép truy cập bản ghi. Phải bật xác thực cho bản ghi trên đám mây . Chỉ những người bạn đã chia sẻ bên dưới: Chỉ những người dùng được chỉ định, bao gồm cả người dùng trong cùng tài khoản và người dùng bên ngoài, mới được truy cập vào bản ghi. Không ai khác có thể xem: Chỉ cho phép bạn truy cập. Sử dụng tính năng này để hạn chế quyền truy cập của mọi người.
Chia sẻ với những người cụ thể	Chỉ định người dùng bên ngoài hoặc nội bộ được phép truy cập bản ghi. Người dùng được thêm vào cũng sẽ nhận được thông báo qua email có liên kết đến bản ghi. Để thêm người dùng: Trong trường Nhập tên hoặc địa chỉ email, hãy nhập tên hiển thị hoặc địa chỉ email của người dùng. Một danh sách thả xuống với danh sách các kết quả phù hợp sẽ xuất hiện. Nhấp vào người dùng mong muốn để thêm họ. (Tùy chọn) Lặp lại các bước 1–2 để thêm hơn một người dùng. Nhấp vào Gửi. Danh sách các địa chỉ email mà bạn đã chia sẻ bản ghi sẽ xuất hiện bên dưới trường tìm kiếm. Lưu ý: Để xóa người dùng, hãy nhấp vào biểu tượng  bên cạnh tên của họ.
Cài đặt khác	Nhấp để truy cập các cài đặt bổ sung sau: Đặt ngày hết hạn: Chỉ định số ngày hoặc ngày cụ thể mà liên kết sẽ hết hạn. Người xem có thể tải xuống: Cho phép người xem tải xuống video ngoài việc xem trực tuyến. Người xem có thể xem bản chép lời: Cho phép người xem xem bản chép lời âm thanh nếu có. Người xem cần đăng ký để xem:. Yêu cầu người dùng nhập tên và địa chỉ email trước khi xem hoặc tải xuống bản ghi. Người chủ trì có thể tải xuống danh sách người đã đăng ký. Mật mã: Cần có mật khẩu để xem hoặc tải xuống. Có sẵn mật mã được tạo sẵn, nhưng bạn cũng có thể tạo mật mã tùy chỉnh. Cho phép người được mời truy cập bản ghi mà không cần mật mã: Cho phép người dùng được mời xem bản ghi mà không cần nhập mật mã. Tùy chọn này chỉ xuất hiện nếu mật mã được bật. Sau khi cấu hình xong cho mọi cài đặt trong màn hình này, hãy nhấp vào Lưu để xác nhận thay đổi.

Cách xem, đổi tên và kiểm tra số liệu phân tích của các bản ghi trên đám mây

Xem bản ghi trên đám mây

1. Truy cập quản lý bản ghi và tìm bản ghi bạn muốn xem.
2. Nhấp vào hình thu nhỏ của bản ghi.
   Một thẻ trình duyệt mới sẽ mở ra để phát lại bản ghi.
   Lưu ý: Nếu bản ghi đang được xử lý, bạn phải đợi đến khi quá trình xử lý hoàn tất thì mới được truy cập.
3. Trên trang phát lại bản ghi có các tùy chọn sau:
   • Phát /Tạm dừng : Bắt đầu hoặc dừng phát lại.
   • Âm lượng : Tắt tiếng, bỏ tắt tiếng hoặc điều chỉnh âm lượng.
   • Tốc độ: Điều chỉnh tốc độ phát lại.
   • Cắt : Cắt bản ghi.
   • Toàn màn hình : Chuyển sang chế độ toàn màn hình.
4. (Tùy chọn) Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng này để chỉnh sửa và điều chỉnh bản ghi sao cho phù hợp hơn với nhu cầu của mình.
   • Nội dung nổi bật trong bản ghi
   • Quản lý chương thông minh

Thay đổi chủ đề của bản ghi trên đám mây

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhấp vào chủ đề của bản ghi mà bạn muốn đổi tên.
3. Ở góc trên bên trái, nhấp vào biểu tượng bút chì  bên cạnh chủ đề hiện tại của bản ghi.
   Một trường văn bản sẽ xuất hiện.
4. Trong trường văn bản, hãy nhập chủ đề mới của bạn.
5. Nhấp vào Lưu để xác nhận.

Cập nhật tên hiển thị của bản ghi trên đám mây

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhấp vào chủ đề của bản ghi mà bạn muốn cập nhật.
3. Ở bên phải hình thu nhỏ của bản ghi, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì  bên cạnh tên hiển thị hiện tại của bản ghi.
   Một trường văn bản sẽ xuất hiện.
4. Trong trường văn bản, hãy nhập tên hiển thị mới của bạn.
5. Nhấp vào Lưu để xác nhận.

Xem số liệu phân tích bản ghi trên đám mây

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhấp vào chủ đề của bản ghi mà bạn muốn xem số liệu phân tích.
3. Ở góc trên bên trái, bên dưới chủ đề của bản ghi, hãy nhấp vào Phân tích bản ghi.
   Bạn sẽ được chuyển hướng đến trang Phân tích bản ghi .
4. Ở góc trên bên trái, sử dụng menu thả xuống để điều chỉnh phạm vi ngày, sau đó nhấp vào Tìm kiếm.
   Các chỉ số sau đây sẽ xuất hiện, cho phép bạn xem các phần cụ thể của số liệu phân tích bản ghi:
   • Tóm tắt: Tóm tắt ngắn gọn về lượt xem và lượt tải xuống theo ngày.
   • Theo Lượt xem: Lượt xem cũng như khoảng thời gian mà một người xem bản ghi.
     • Chỉ số này không theo dõi số lần phát bản ghi.
     • Chỉ số này không đếm lượt xem trang duy nhất nên nếu ai đó tải lại trang, chỉ số này sẽ tính là một lượt xem mới.
   • Theo Lượt tải xuống: Số lần có người nhấp vào Tải xuống trong trang chứa bản ghi trên đám mây.
     • Chỉ số này tính mỗi lần nhấp vào Tải xuống, bất kể quá trình tải xuống đã hoàn tất hay chưa.
5. (Tùy chọn) Nhấp vào Xuất dưới dạng tập tin CSV để lưu dữ liệu của thẻ hiện tại dưới dạng tập tin CSV.

Lưu ý:

• Nếu người dùng Zoom đã đăng nhập xem hoặc tải xuống bản ghi, tên hồ sơ và địa chỉ email của họ sẽ hiển thị trong các thẻ tương ứng. Người dùng xem bản ghi mà không cung cấp email sẽ không được hiển thị và email của họ sẽ bị ẩn trong thẻ Theo chế độ xem .

• Các số liệu sẽ không được thiết lập lại nếu bạn thay đổi cài đặt chia sẻ cho bản ghi trên đám mây, chẳng hạn như từ riêng tư sang công khai.

Cách xuất danh sách bản ghi trên đám mây

Lưu ý: Bạn có thể xuất tập tin CSV (Tệp các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) có thông tin chi tiết về bản ghi, bao gồm email của người chủ trì, ID cuộc họp, chủ đề cuộc họp, ngày và giờ bắt đầu và kích thước tập tin.

1. Truy cập trang quản lý bản ghi.
2. Nhập tiêu chí tìm kiếm mà bạn muốn tải báo cáo xuống.
3. Nhấp vào Xuất.

Bạn cần nắm bắt thông tin của một cuộc họp hoặc hội thảo dài? Tính năng Ghi lại thông minh cho phép bạn nắm bắt những nội dung chính theo định dạng nhanh chóng và dễ hiểu thông qua tính năng hiển thị nội dung nổi bật trong bản ghi, đồng thời xác định các mục hành động cần thực hiện sau khi cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến diễn ra cùng các bước tiếp theo.

Bắt đầu