Các phương pháp tốt nhất để tổ chức các cuộc họp quy mô lớn

Tổ chức các cuộc họp quy mô lớn với 500-5000 người tham dự có thể gặp nhiều thách thức. Tuân thủ một số nguyên tắc tốt nhất trước và trong cuộc họp sẽ đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn cần kích hoạt tiện ích bổ sung "Cuộc họp lớn".

Yêu cầu để tổ chức các cuộc họp quy mô lớn

Mục lục

Cách chuẩn bị cho một cuộc họp lớn

Cách sử dụng phòng chờ

Chấp nhận người tham gia trong cuộc họp

Người chủ trì cuộc họp có thể sử dụng phòng chờ để cho phép các thành viên cụ thể, như diễn giả, tham gia cuộc họp trước khi tất cả mọi người khác vào. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần chuẩn bị trước cuộc họp. Phòng chờ cũng có thể được tùy chỉnh. 

  1. Bắt đầu cuộc họp với tư cách là người chủ trì.
  2. Trong thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  3. Trong mục Phòng chờ, nhấp vào Chấp nhận bên cạnh tên của người tham gia để cho phép họ tham gia cuộc họp.

Tiếp nhận tất cả người tham gia từ Phòng chờ

Người chủ trì cuộc họp có thể cho phép tất cả người tham gia vào cuộc họp sau khi họ hoàn tất việc chuẩn bị. 

  1. Bắt đầu cuộc họp với tư cách là người chủ trì.
  2. Trong thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  3. Nhấn Admit all [Tiếp nhận tất cả].

Gửi tin nhắn cho người tham gia trong Phòng chờ

Người chủ trì cuộc họp có thể gửi tin nhắn cho các thành viên đang chờ nếu việc chuẩn bị mất nhiều thời gian hơn dự kiến. 

  1. Với tư cách là người chủ trì cuộc họp, trong thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Chat ( ).
  2. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh "Đến:"
  3. Nhấp vào " Thành viên phòng chờ".
  4. Nhập và gửi tin nhắn chat của bạn vào phòng chờ.
    Sau khi tin nhắn đã được gửi, các thành viên trong phòng chờ sẽ thấy tin nhắn trên màn hình phòng chờ.

Cách chỉ định đồng chủ trì để hỗ trợ quản lý cuộc họp

Chỉ định một đồng chủ trì cho phép người chủ trì chia sẻ quyền hạn với một người dùng khác có thể quản lý các tác vụ hành chính của cuộc họp, chẳng hạn như quản lý người tham gia, trò chuyện trong cuộc họp, trả lời câu hỏi (Q&A) hoặc bắt đầu/dừng ghi âm. Người chủ trì là người dùng duy nhất có thể chỉ định người đồng chủ trì và không có giới hạn về số lượng người đồng chủ trì trong một cuộc họp. Các người dẫn chương trình đồng chủ trì có một số hạn chế. 

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  2. Di chuột qua tên của người tham gia sẽ là đồng chủ trì, sau đó nhấp vào "Thêm".
  3. Nhấp vào Make Co-Host (Đặt làm đồng chủ trì).

Cách quản lý âm thanh của người tham gia

Tắt tiếng tất cả người tham gia

Người chủ trì hoặc đồng chủ trì có thể tắt tiếng tất cả các thành viên đã tham gia cuộc họp, cũng như các thành viên mới tham gia cuộc họp. Tính năng này có thể hữu ích nếu bạn muốn tắt tiếng tất cả người tham gia trong một buổi trình bày hoặc thảo luận. 

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  2. Ở cuối bảng điều khiển Người tham gia, nhấp vào "Tắt tiếng tất cả".
    Một cửa sổ xác nhận sẽ xuất hiện.
  3. (Tùy chọn) Chọn hộp kiểm " Cho phép người tham gia tự tắt tiếng " nếu bạn muốn cho phép người tham gia tự tắt tiếng bất kỳ lúc nào trong cuộc họp.
  4. Nhấp vào "Tắt tiếng tất cả " để tắt tiếng tất cả người tham gia hiện tại và mới. 

Yêu cầu các thành viên cụ thể tắt chế độ im lặng.

Người chủ trì hoặc đồng chủ trì có thể yêu cầu các thành viên cụ thể tắt chế độ im lặng. Điều này hữu ích nếu bạn muốn các diễn giả trong cuộc họp có quyền kiểm soát âm thanh của riêng mình, nhưng không cho phép các thành viên khác trong cuộc họp làm điều tương tự. Trong ví dụ này, bạn cần tắt tiếng tất cả người tham gia và không cho phép họ bật tiếng lại. Yêu cầu các diễn giả tắt chế độ im lặng sau đó. Sau khi đã bật tiếng, loa có thể tắt tiếng hoặc bật tiếng tùy ý. 

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  2. Di chuột qua tên của người tham gia mà bạn muốn tắt tiếng, sau đó nhấp vào "Yêu cầu tắt tiếng".
    Người tham gia có thể đồng ý tắt tiếng và hiện có thể tắt tiếng hoặc bật tiếng theo ý muốn. Nếu bạn tắt tiếng tất cả mọi người trong cuộc họp một lần nữa, người tham gia này cũng sẽ bị ảnh hưởng. 

Yêu cầu tất cả các thành viên tắt chế độ im lặng.

Người chủ trì và đồng chủ trì cũng có thể yêu cầu tất cả mọi người trong cuộc họp tắt chế độ im lặng. Điều này có thể hữu ích nếu tất cả đã bị tắt tiếng cho một bài thuyết trình, ví dụ. Theo mặc định, các thành viên có thể chọn xem họ đã sẵn sàng để được bật tiếng sau khi yêu cầu được gửi hay chưa. Tuy nhiên, chủ phòng có thể bật tiếng cho tất cả mọi người nếu được sự đồng ý. 

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  2. Ở cuối bảng Điều khiển Người tham gia, nhấp vào "Thêm", sau đó nhấp vào "Yêu cầu tất cả" để bật tiếng.
    Tất cả các thành viên khác sẽ được yêu cầu tắt tiếng hoặc giữ nguyên trạng thái tắt tiếng.

Cách quản lý video và ảnh đại diện của người tham gia

Dừng video của người tham gia

Cài đặt này có thể hữu ích để ngăn chặn việc hiển thị các hình ảnh gây phân tâm hoặc không phù hợp.

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Người tham gia .
  2. Di chuột qua tên của một người tham gia, sau đó nhấp vào "Thêm".
  3. Nhấp vào Dừng video.
    Lưu ý: Nếu người tham gia chưa bắt đầu video, bạn sẽ thấy tùy chọn " Yêu cầu bắt đầu video".

Ẩn ảnh đại diện

Cài đặt này có thể hữu ích để ngăn chặn việc hiển thị các hình ảnh gây phân tâm hoặc không phù hợp.

  1. Trong khi đang tham gia cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Công cụ của người chủ trì ( ).
  2. Nhấp vào Ẩn ảnh đại diện.
    Tất cả ảnh đại diện sẽ bị ẩn.

Cách tắt chia sẻ màn hình cho người tham gia

Nếu cuộc họp của bạn có quá nhiều người tham gia muốn trình bày, bạn có thể sử dụng cài đặt này để ngăn họ chia sẻ. Tìm hiểu thêm về cách kiểm soát quyền chia sẻ màn hình. 

  1. Trong khi đang tham gia cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng mũi tên lên " " bên cạnh biểu tượng "Share " ( ).
  2. Nhấp vào " Tùy chọn chia sẻ nâng cao".
    Một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện.
  3. Trong phần " Ai có thể chia sẻ", hãy chọn "Chỉ người chủ".
    Chỉ người chủ phòng mới có thể chia sẻ màn hình trong phiên này.

Cách quản lý cuộc trò chuyện cho người tham gia

Tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp, bạn có thể muốn giới hạn người tham gia có thể trò chuyện với ai trong suốt phiên họp. Ví dụ: Nếu bạn chỉ cho phép người tham gia trò chuyện với người chủ trì và đồng chủ trì, bạn sẽ lọc bỏ phản hồi mà các người tham gia khác có thể gửi vào tin nhắn trò chuyện công khai, và giảm số lượng tin nhắn trò chuyện tổng thể cần xem xét. 

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Chat .
  2. Ở góc trên bên phải của bảng chat, nhấp vào biểu tượng ba chấm .
  3. Bạn có thể truy cập các tùy chọn sau đây trong phần " Người tham gia có thể trò chuyện với":

Cách sử dụng tính năng Q trong cuộc họp&A

Câu hỏi và trả lời (&) Một tính năng cho phép người tham gia đặt câu hỏi trong cuộc họp, có thể được trả lời bởi người chủ trì và đồng chủ trì một cách riêng tư hoặc công khai. Các câu hỏi cũng có thể được đánh dấu là cần trả lời trực tiếp. Q&A cung cấp cho bạn một lựa chọn thay thế cho cuộc trò chuyện trong cuộc họp, nơi có ít tùy chọn hơn để quản lý các câu hỏi đã được gửi. Để sử dụng tính năng này, bạn cần kích hoạt nó trong trang web trước khi cuộc họp bắt đầu. 

Trả lời các câu hỏi đã được gửi.

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Q (&) A (  ).
  2. Tìm câu hỏi mà bạn muốn trả lời: 

Bỏ qua các câu hỏi

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp, nhấp vào biểu tượng Q (&) A (  ).
  2. Di chuột qua câu hỏi mà bạn muốn ẩn và nhấp vào biểu tượng ba chấm .
  3. Nhấn vào "Bỏ qua" hoặc " Xóa".
    Các câu hỏi đã bị hủy sẽ không còn hiển thị cho người tham gia và được chuyển vào tab "Đã hủy" cho người chủ trì và đồng chủ trì, trong khi các câu hỏi đã bị xóa sẽ bị xóa hoàn toàn và không thể mở lại.

Cách ghim (đánh dấu nổi bật) người tham gia

Ghim video cho phép hiển thị tối đa 9 người tham gia làm diễn giả chính cho tất cả người tham gia, và người tham gia chỉ có thể nhìn thấy các diễn giả này. Bạn cũng có thể ghim trong khi chia sẻ màn hình. Tính năng này thường được sử dụng để giới thiệu diễn giả chính. 

  1. Trong khi đang trong cuộc họp, di chuột qua video của người tham gia mà bạn muốn ghim và nhấp vào biểu tượng ba chấm . 
    Các tùy chọn bổ sung cho người tham gia đó được hiển thị. 
  2. Nhấp vào nút Ghim.
  3. (Tùy chọn) Để ghim thêm người tham gia (tối đa 9 người), lặp lại các bước 2 và 3 nếu cần thiết.

Xóa một ghim

  1. Trong khi đang tham gia cuộc họp, di chuột qua video của người tham gia mà bạn muốn loại khỏi tâm điểm và nhấp vào biểu tượng ba chấm . 
  2. Nhấp vào "Xóa ghim".
    Điều này sẽ đưa cuộc họp trở lại chế độ xem Người trình bày hoặc Chế độ xem Phòng họp. 

Cách quản lý việc giơ tay

Tính năng giơ tay cho phép người tham gia cuộc họp cho biết họ cần sự trợ giúp từ người chủ trì hoặc đồng chủ trì. Với tư cách là người chủ trì, bạn có thể thông báo cho các thành viên về cách bạn muốn sử dụng tính năng này ngay từ đầu cuộc họp. Ví dụ, nhiều người tổ chức sử dụng tính năng này để biết liệu một người tham dự có câu hỏi và muốn được bật mic để phát biểu hay không.

Người chủ trì có thể nhận thấy rằng việc có quá nhiều người giơ tay có thể làm gián đoạn cuộc họp vì điều này làm xáo trộn các video của người tham gia trong bố cục cuộc họp. Vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách sử dụng thứ tự hiển thị tùy chỉnh cho gallery.