Quản lý đăng ký tham dự cuộc họp và hội thảo trực tuyến
Người tổ chức các cuộc họp và hội thảo trực tuyến có yêu cầu đăng ký có thể xem và quản lý danh sách người đăng ký trước khi phiên họp bắt đầu, giúp họ đảm bảo rằng những người không mong muốn không được phép tham gia, nắm rõ số lượng người có thể tham gia và chuẩn bị cho đối tượng tham dự sẽ chờ đợi họ. Họ có thể chấp thuận hoặc từ chối người đăng ký khi sử dụng chế độ phê duyệt thủ công, hủy bỏ các đăng ký đã được chấp thuận, hoặc thậm chí gửi lại email xác nhận.
Ghi chú:
- Sau khi đăng ký, trang xác nhận trong trình duyệt web sẽ không hiển thị liên kết tham gia. Người đăng ký sẽ nhận được liên kết tham gia qua email xác nhận đăng ký Zoom. Điều này giúp ngăn chặn kẻ tấn công lấy được liên kết đăng ký bằng địa chỉ email mà họ không kiểm soát và hạn chế người tham gia không mong muốn tham gia các cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến.
- Quản trị viên có thể cho phép người tổ chức cấu hình cài đặt đăng ký để hiển thị thông tin tham gia trên trang xác nhận đăng ký nếu người dùng đăng ký ít hơn 60 phút trước khi cuộc họp bắt đầu hoặc nếu cuộc họp đã bắt đầu. Hiển thị thông tin này có nghĩa là người dùng có thể tham gia phiên làm việc mà không cần xác minh rằng địa chỉ email được sử dụng để đăng ký thuộc về họ.
- Người tổ chức có thể tạo báo cáo webinar, bao gồm Báo cáo Đăng ký Webinar, cho phép quản trị viên và người dùng tạo các báo cáo về chỉ số và thông tin khác nhau.
Yêu cầu đối với việc quản lý người đăng ký
Cách phê duyệt hoặc từ chối đăng ký thủ công
Khi sử dụng phương thức phê duyệt thủ công cho người đăng ký, người tổ chức sẽ cần phê duyệt hoặc từ chối từng người đăng ký.
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Trong menu điều hướng, nhấp vào trang "Họp " hoặc " Webinar ".
- Tìm phiên họp đã lên lịch mà bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào chủ đề.
- Nhấp vào tab "Mời " (đối với hội thảo trực tuyến) hoặc tab "Đăng ký" (đối với cuộc họp).
- Tìm phần " Quản lý người tham dự ( Webinar)" hoặc " Quản lý người đăng ký ( Họp)" và nhấp vào "Chỉnh sửa" hoặc "Xem" ở bên phải.
Danh sách người đăng ký tham gia cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến sẽ được mở. Bạn có thể xem ba danh mục: Đang chờ duyệt, Đã duyệt và Bị từ chối/Chặn. - Trong tab "Đang chờ phê duyệt ", xem danh sách các người đăng ký chưa được phê duyệt, nhấp vào tên của người đăng ký để xem chi tiết đăng ký của họ, sau đó nhấp vào "Phê duyệt" hoặc "Từ chối" cho đăng ký của họ.
- (Tùy chọn) Phê duyệt hoặc từ chối nhiều người đăng ký cùng lúc bằng cách chọn các ô kiểm tra của nhiều người đăng ký và nhấp vào nút Phê duyệt hoặc Từ chối.
Lưu ý: Nếu người đăng ký bị từ chối, bạn có thể gửi một tin nhắn tùy chỉnh cho họ. Nhập tin nhắn tùy chỉnh và nhấp vào Gửi.
- (Tùy chọn) Để hủy đăng ký (từ chối người đăng ký), hãy nhấp vào tên của người đăng ký, sau đó nhấp vào nút "Hủy đăng ký ".
Lưu ý: Nếu người đăng ký bị từ chối, bạn có thể gửi một tin nhắn tùy chỉnh cho họ. Nhập tin nhắn tùy chỉnh và nhấp vào Gửi. Người đăng ký sẽ xuất hiện trong tab Từ chối/Chặn.
- Để hủy đăng ký hàng loạt, hãy chọn các ô kiểm tra của nhiều người đăng ký và nhấp vào nút "Hủy đăng ký ".
- (Tùy chọn) Để phê duyệt người đăng ký, truy cập vào tab " Bị từ chối/Chặn" hoặc " Đang chờ phê duyệt ", sau đó nhấp vào tên của người đăng ký và nhấp vào nút "Phê duyệt".
- Để phê duyệt nhiều người đăng ký cùng lúc, hãy chọn các ô kiểm tra của nhiều người đăng ký và nhấp vào nút Phê duyệt .
Ghi chú:
- Người đăng ký được tải lên qua CSV cho các buổi hội thảo trực tuyến hoặc cuộc họp sẽ được tự động phê duyệt.
- Người đăng ký không thể bị xóa, chỉ có thể được chấp thuận hoặc từ chối. Nếu người tham gia đăng ký với thông tin không chính xác, họ sẽ cần đăng ký lại với thông tin chính xác, hoặc người tổ chức có thể chỉnh sửa thông tin trong hồ sơ của mình sau khi báo cáo được tải xuống.
- Nếu chủ nhà thay đổi một trường đăng ký thành bắt buộc, bất kỳ người dùng nào đã hoàn tất đăng ký trước khi thay đổi sẽ không còn có đăng ký đầy đủ và hợp lệ. Điều này có nghĩa là họ sẽ không thể đăng ký thông qua các liên kết đăng ký được cung cấp, mà thay vào đó sẽ được chuyển hướng để đăng ký lại. Điều này áp dụng cho cả việc tùy chỉnh đăng ký tham dự cuộc họp và đăng ký tham dự webinar.
Cách gửi lại và truy cập email xác nhận
Sau khi người đăng ký được phê duyệt, Zoom sẽ gửi cho họ một email xác nhận kèm theo liên kết tham gia duy nhất và các thông tin liên quan khác để tham gia sự kiện. Nếu ai đó chưa nhận được email, người tổ chức có thể dễ dàng truy cập email đó, hoặc để sao chép thông tin và gửi qua dịch vụ khác, hoặc để gửi lại email đó từ Zoom.
Nếu người dùng vẫn gặp vấn đề khi nhận email từ Zoom, vui lòng tham khảo hướng dẫn khắc phục sự cố email của chúng tôi.
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Trong menu điều hướng, nhấp vào trang"Họp "hoặc " Webinar".
- Tìm phiên họp đã lên lịch mà bạn muốn chỉnh sửa và nhấp vào chủ đề.
- Nhấp vào tab "Mời " (đối với hội thảo trực tuyến) hoặc tab "Đăng ký" (đối với cuộc họp).
- Tìm phần " Quản lý người tham dự ( Webinar)" hoặc " Quản lý người đăng ký ( Hội nghị)" và nhấp vào "Chỉnh sửa" hoặc "Xem" ở bên phải.
Danh sách người đăng ký tham gia cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến sẽ được mở. - Nhấp vào tab " Đã duyệt " (tab này có thể không hiển thị nếu sử dụng chế độ duyệt tự động) và tìm tên của người đăng ký.
- (Tùy chọn) Nhấp vào "Sao chép" để xem email xác nhận của người đăng ký và sao chép phần cần thiết từ email đó để gửi cho họ kèm theo các dịch vụ khác.
- Nhấp vào tên của họ, sau đó nhấp vào nút "Gửi lại email xác nhận " để gửi lại email xác nhận cho người đăng ký.
- (Tùy chọn) Gửi lại email xác nhận cho nhiều người đăng ký bằng cách chọn các ô kiểm tra của nhiều người đăng ký và nhấp vào nút " Gửi lại email xác nhận ".