Lên lịch các cuộc họp với phần bổ trợ Outlook

Sau khi tiện ích Zoom dành cho Outlook được cài đặt, dù là do bạn hay do quản trị viên tài khoản triển khai, bạn có thể dễ dàng thêm thông tin cuộc họp Zoom vào các sự kiện lịch trong Outlook khi lên lịch sự kiện mới hoặc chỉnh sửa sự kiện có sẵn.  

Mục lục

Cách lên lịch cuộc họp

"Lưu ý: Cài đặt trình lên lịch của bạn được đồng bộ từ cổng thông tin web của Zoom."

Outlook (web)
  1. Mở lịch web Outlook và nhấp vào Tạo sự kiện mới để tạo sự kiện lịch mới.
  2. Nhập thông tin chi tiết về cuộc họp như ngày giờ của cuộc họp, tiêu đề, Vị trí và danh sách Khách mời.
  3. Nhấp vào Zoom rồi Thêm cuộc họp Zoom.
    Lưu ý: Đảm bảo thiết lập ngày giờ của sự kiện lịch trước khi thêm cuộc họp Zoom, để cuộc họp Zoom được lên lịch vào ngày giờ chính xác. Nếu bạn tạo cuộc họp Zoom trước khi thiết lập ngày giờ sự kiện chính xác, cuộc họp Zoom sẽ được lên lịch cho ngày/giờ mặc định của sự kiện mới, điều này có thể vô tình khiến cuộc họp hết hạn trước ngày bắt đầu dự kiến.
  4. Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.
    Nếu bạn chưa đăng nhập, một thanh bên sẽ mở ra nhắc nhập thông tin đăng nhập Zoom của bạn. Nếu bạn đã đăng nhập vào cổng thông tin web của Zoom, hệ thống sẽ tự động đăng nhập cho bạn.
    Lưu ý: Cài đặt cuộc họp sẽ tự động điền theo cài đặt mặc định của bạn trên Cổng thông tin web của Zoom.
  5. (Tùy chọn) Nếu bất kỳ thông tin nào, chẳng hạn như ngày giờ, được thay đổi sau khi bạn thêm Cuộc họp Zoom, hãy nhấp vào tùy chọn Cập nhật trong bảng Zoom để đồng bộ hóa các thay đổi với Cuộc họp Zoom đã lên lịch.
  6. (Tùy chọn) Để thêm bảng trắng vào cuộc họp, hãy nhấp vào Thêm tệp đính kèm, sau đó chọn bảng trắng từ cửa sổ bảng điều khiển Zoom Whiteboard.
  7. Hoàn tất việc thêm chi tiết vào sự kiện lịch và nhấp vào Lưu.
Windows
  1. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chuyển sang chế độ xem lịch.
  2. Trong thẻ Trang chủ, nhấp vào Cuộc họp mới.
  3. Nhập chi tiết cuộc họp như tiêu đề, ngày giờ, vị trí và danh sách khách mời.
  4. Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm trên thanh công cụ trên cùng.
  5. Dưới Zoom, nhấp vào Cài đặt.
    Thanh bên Zoom sẽ mở ra, yêu cầu nhập thông tin đăng nhập Zoom của bạn.
  6. Chọn cài đặt video, âm thanh và cuộc họp bạn muốn. Nhấp vào Thêm cuộc họp Meeting để thêm thông tin tham gia Zoom vào cuộc họp.
    Lưu ý: Đảm bảo thiết lập ngày giờ của sự kiện lịch trước khi thêm cuộc họp Zoom, để cuộc họp Zoom được lên lịch vào ngày giờ chính xác. Nếu bạn tạo cuộc họp Zoom trước khi thiết lập ngày giờ sự kiện chính xác, cuộc họp Zoom sẽ được lên lịch cho ngày/giờ mặc định của sự kiện mới, điều này có thể vô tình khiến cuộc họp hết hạn trước ngày bắt đầu dự kiến.
  7. (Tùy chọn) Nếu bất kỳ thông tin nào, chẳng hạn như ngày giờ, được thay đổi sau khi bạn thêm Cuộc họp Zoom, hãy nhấp vào tùy chọn Cập nhật trong bảng Zoom để đồng bộ hóa các thay đổi với Cuộc họp Zoom đã lên lịch.
  8. Điền đủ thông tin vào sự kiện lịch và nhấp vào Gửi.
macOS
  1. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chuyển sang chế độ xem lịch.
  2. Trong thẻ Màn hình chính, nhấp vào Sự kiện mới.
  3. Nhập chi tiết cuộc họp như tiêu đề, ngày giờ, vị trí và danh sách khách mời.
  4. Nhấp vào dấu ba chấm trên thanh công cụ trên cùng rồi chọn Zoom. Bạn sẽ thấy thanh bên Zoom mở ra, yêu cầu nhập thông tin đăng nhập Zoom của bạn.
    Ghi chú: Bạn cũng có thể tùy chỉnh thanh công cụ để tùy chọn Zoom luôn hiển thị. Nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng , chọn Tùy chỉnh thanh công cụ, rồi sử dụng cửa sổ để kéo Zoom vào thanh công cụ.
  5. Nhấp vào Zoom rồi Thêm cuộc họp Zoom.
    Lưu ý: Đảm bảo thiết lập ngày giờ của sự kiện lịch trước khi thêm cuộc họp Zoom, để cuộc họp Zoom được lên lịch vào ngày giờ chính xác. Nếu bạn tạo cuộc họp Zoom trước khi thiết lập ngày giờ sự kiện chính xác, cuộc họp Zoom sẽ được lên lịch cho ngày/giờ mặc định của sự kiện mới, điều này có thể vô tình khiến cuộc họp hết hạn trước ngày bắt đầu dự kiến.
  6. Chọn cài đặt video, âm thanh và cuộc họp bạn muốn. Nhấp vào Thêm cuộc họp Zoom để thêm thông tin tham gia Zoom vào cuộc họp.
  7. (Tùy chọn) Nếu bất kỳ thông tin nào, chẳng hạn như ngày giờ, được thay đổi sau khi bạn thêm Cuộc họp Zoom, hãy nhấp vào tùy chọn Cập nhật trong bảng Zoom để đồng bộ hóa các thay đổi với Cuộc họp Zoom đã lên lịch.
  8. (Tùy chọn) Để thêm bảng trắng vào cuộc họp, hãy nhấp vào Thêm tệp đính kèm, sau đó chọn bảng trắng từ cửa sổ bảng điều khiển Zoom Whiteboard.
  9. Hoàn tất việc thêm chi tiết vào sự kiện lịch và nhấp vào Lưu.
Android | iOS
  1. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chuyển sang chế độ xem lịch.
  2. Nhấn vào nút để tạo sự kiện lịch mới.
  3. Nhập những thông tin cuộc họp như tiêu đề, ngày giờ, vị trí và danh sách khách mời.
    Lưu ý: Đảm bảo thiết lập ngày giờ của sự kiện lịch trước khi thêm cuộc họp Zoom, để cuộc họp Zoom được lên lịch vào ngày giờ chính xác. Nếu bạn tạo cuộc họp Zoom trước khi thiết lập ngày giờ sự kiện chính xác, cuộc họp Zoom sẽ được lên lịch cho ngày/giờ mặc định của sự kiện mới, điều này có thể vô tình khiến cuộc họp hết hạn trước ngày bắt đầu dự kiến.
  4. Ngay bên dưới trường Vị trí, nhấn vào nút chuyển đổi bên cạnh Zoom.
    Lưu ý: Nếu bạn thấy một dịch vụ cuộc họp khác được liệt kê thay vì Zoom, hãy nhấn vào trường Nhà cung cấp cuộc họp rồi chọn Zoom.
  5. Nếu sử dụng tiện ích bổ trợ lần đầu, bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình.
    URL cuộc họp sẽ được thêm vào trường vị trí và lời mời sẽ được thêm vào trường mô tả.
    Lưu ý: Cài đặt cuộc họp sẽ tự động điền theo cài đặt mặc định của bạn trên Cổng thông tin web của Zoom.
  6. Nhấn vào dấu kiểm ở trên cùng màn hình để lưu cuộc họp.

Cách xem, chỉnh sửa và xóa các cuộc họp

Outlook (web)
  1. Mở Lịch Web Outlook.
  2. Nhấp vào một Zoom Meeting, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa.
  3. Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm trên thanh công cụ trên cùng. Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn nếu được yêu cầu.
  4. Nhấp vào Zoom.
  5. Nhấp vào Cài đặt.
  6. Thay đổi tùy chọn cuộc họp rồi nhấp vào Cập nhật để áp dụng thay đổi.
    Mẹo: Nhấp vào Tải cài đặt mặc định để tải Cài đặt mặc định của bạn trên Cổng thông tin web của Zoom.
  7. (Tùy chọn) Nhấp vào Xóa, nếu bạn muốn xóa cuộc họp Zoom khỏi sự kiện.
Windows
  1. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chuyển sang chế độ xem lịch.
  2. Nhấp đúp vào một cuộc họp Zoom để hiển thị thông tin cuộc họp.
  3. Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm trên thanh công cụ trên cùng.
  4. Dưới Zoom, nhấp vào Cài đặt.
    Thanh bên Zoom sẽ được mở ra.
  5. Thay đổi tùy chọn cuộc họp rồi nhấp vào Cập nhật để áp dụng thay đổi.
macOS
  1. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính và chuyển sang chế độ xem lịch.
  2. Nhấp đúp vào một cuộc họp Zoom để hiển thị thông tin cuộc họp.
  3. Nhấp vào Chỉnh sửa sự kiện.
  4. Nhấp vào dấu ba chấm trên thanh công cụ trên cùng rồi chọn Zoom. Bạn sẽ thấy thanh bên Zoom mở ra.
    Ghi chú: Bạn cũng có thể tùy chỉnh thanh công cụ để tùy chọn Zoom luôn hiển thị. Nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng , chọn Tùy chỉnh thanh công cụ, rồi sử dụng cửa sổ để kéo Zoom vào thanh công cụ.
  5. Nhấp Zoom rồi Settings [Cài đặt].
  6. Thay đổi tùy chọn cuộc họp rồi nhấp vào Cập nhật để áp dụng thay đổi.
  7. Nhấp vào Lưu để lưu các thay đổi cho sự kiện trên lịch.

Cách tự động thêm cuộc họp Zoom vào từng sự kiện trên lịch

Người dùng Outlook có thể để Outlook tự động thêm cuộc họp Zoom vào từng cuộc họp trên lịch mà họ lên lịch. Bạn phải cài đặt và cấu hình tiện ích bổ sung Zoom cho Outlook trước khi sử dụng tính năng này. Theo mặc định, tùy chọn này được bật và thêm thông tin cuộc họp trên nhóm, nhưng bạn có thể đặt Zoom làm dịch vụ cuộc họp ưu tiên thay thế.

Lưu ý: Nếu bạn nhấp vào Tham gia và nó mở Teams thay vì Zoom, hãy tìm hiểu cách giải quyết vấn đề này.

Outlook (web)
  1. Mở lịch web Outlook và nhấp vào biểu tượng cài đặt .
  2. Nhấp vào thẻ Sự kiện và lời mời.
  3. Hãy đảm bảo rằng hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp đã được bật.
  4. Chọn Zoom từ danh sách các nhà cung cấp dịch vụ cuộc họp.
  5. Nhấp vào Lưu.
    Khi bạn bắt đầu lên lịch cuộc họp Outlook, thông tin cuộc họp Zoom sẽ được thêm vào sau vài giây.
"Windows | macOS"
  1. Mở ứng dụng Outlook trên máy tính.
  2. Trong dải băng trên cùng, nhấp vào Outlook.
  3. Nhấp vào Tùy chọn và chọn Lịch.
  4. Trong Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả Sự kiện, hãy nhấp vào Cấu hình.
  5. Chọn Zoom và nhấp Lưu.
Android
  1. Mở ứng dụng Microsoft Outlook.
  2. Mở Hồ sơ Outlook.
  3. Ở góc dưới bên trái, nhấp vào biểu tượng Cài đặt rồi chọn Tài khoản.
  4. Chọn hộp kiểm để bật Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp.
  5. Trong phần Chọn nhà cung cấp dịch vụ, hãy chọn Zoom.
iOS
  1. Mở ứng dụng Microsoft Outlook và mở Cài đặt Outlook.
  2. Dưới mục Tài khoản email, hãy chọn tài khoản của bạn.
  3. Nhấp vào Cài đặt tài khoản.
  4. Chọn hộp kiểm để bật Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp.
  5. Trong phần Chọn nhà cung cấp dịch vụ, hãy chọn Zoom.
  6. Chọn hộp kiểm để bật Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp.
  7. Trong phần Chọn nhà cung cấp dịch vụ, hãy chọn Zoom.

Lưu ý:

Cách lên lịch các cuộc họp cho người khác

Nếu bạn muốn lên lịch thay mặt cho người dùng Zoom khác, hãy tìm hiểu thêm về đặc quyền lên lịch.

Lưu ý: Đặc quyền lên lịch được hỗ trợ cho phần bổ trợ trên Windows 10 Hệ điều hành 1910 (bản dựng Outlook: 16.0.12130.20272 trở lên), cũng như Outlook cho macOS 2016, phiên bản 16.24 trở lên.

Cách bật liên kết đến Thông tin chi tiết về cuộc họp trong lời mời cuộc họp

  1. Đăng nhập vào Cổng thông tin web của Zoom.
  2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Cài đặt.
  3. Nhấp vào tab Mail & Calendar.
  4. Trong phần Thành phần tích hợp, nhấp vào nút bật/tắt Chèn liên kết dẫn đến thông tin chi tiết về cuộc họp bằng Zoom AI Companion trong lời mời cuộc họp để bật tính năng này.
    Lưu ý: Nếu tùy chọn bị mờ thì tùy chọn đó đã bị khóa ở cấp nhóm hoặc cấp tài khoản và cần được thay đổi ở cấp đó.
  5. Nếu hộp thoại xác minh xuất hiện, nhấp vào Bật để xác minh thay đổi.

Cách xem tóm tắt cuộc họp

Lưu ý: Để sử dụng tính năng này, Zoom AI Companion phải được bật và tùy chọn Cài đặt cuộc họp trong cài đặt web Zoom phải được bật (đây là tùy chọn mặc định).

  1. Mở lịch Outlook và nhấp vào Tạo sự kiện mới để tạo sự kiện lịch mới.
  2. Nhập thông tin chi tiết về cuộc họp như ngày giờ của cuộc họp, tiêu đề, Vị trí và danh sách Khách mời.
  3. Nhấp vào Zoom rồi nhấp vào Cài đặt.
    Nếu bạn chưa đăng nhập, một thanh bên sẽ mở ra nhắc nhập thông tin đăng nhập Zoom của bạn. Nếu bạn đã đăng nhập vào cổng thông tin web của Zoom, hệ thống sẽ tự động đăng nhập bạn.
  4. Trong phần AI Companion, chọn Tự động khởi động AI Companion.
    Các tùy chọn Tự động bắt đầu câu hỏi cuộc họp và Tự động bắt đầu tóm tắt cuộc họp sẽ được chọn theo mặc định.
  5. Nhấp vào Thêm cuộc họp Zoom.
    Trong phần thông tin cuộc họp Zoom, bạn sẽ thấy liên kết Xem thông tin chi tiết về cuộc họp bằng AI Companion.
  6. Nhấp vào liên kết để mở bản tóm tắt trong Zoom:

Lưu ý: Nếu bạn không có quyền xem tóm tắt, thông báo Quyền truy cập bị từ chối sẽ xuất hiện.