Xem nhật ký cuộc gọi Zoom Phone (Giao diện cổ điển)
Trang nhật ký cuộc gọi (còn được gọi là nhật ký cuộc gọi) hiển thị danh sách tất cả các cuộc gọi đến và đi liên quan đến người dùng điện thoại trong tài khoản. Bạn có thể lọc dữ liệu theo ngày, hướng (đến hoặc đi), địa điểm, loại cuộc gọi, bộ phận hoặc trung tâm chi phí. Bạn cũng có thể đăng ký nhận thông báo qua email cho nhật ký cuộc gọi.
Lưu ý: Bạn cũng có thể xem nhật ký cho các cuộc gọi ghi âm, tin nhắn thoại và tin nhắn SMS.
Yêu cầu để xem nhật ký lịch sử cuộc gọi (Giao diện cổ điển)
- Tài khoản Pro, Business hoặc Enterprise
- Chủ tài khoản hoặc quyền quản trị viên
- Giấy phép Zoom Phone
Cách xem và xuất nhật ký cuộc gọi
Bạn có thể xem nhật ký cho tất cả người dùng điện thoại trong tài khoản của mình.
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý Hệ thống Điện thoại rồi nhấp vào Nhật ký.
- Nhấp vào tab Cuộc gọi.
- (Tùy chọn) Sử dụng các điều khiển sau để lọc và tìm kiếm các mục nhật ký cuộc gọi:
- Từ, Đến: Lọc nhật ký cuộc gọi theo ngày.
- Hướng: Lọc hướng của cuộc gọi như sau:
- Gọi đến: Cuộc gọi đến.
- Gọi đi: Cuộc gọi đi.
- Thanh tìm kiếm: Lọc dữ liệu theo tên người dùng, phần mở rộng hoặc số.
- Loại: Lọc loại cuộc gọi.
- Loại (Tất cả)
- Bình thường
- Thư rác
- Có thể là spam
- Chặn vì các lý do khác
- Chặn cuộc gọi khẩn cấp theo giới hạn
- Đường dẫn: Lọc đường dẫn của cuộc gọi.
- Đường dẫn (Tất cả)
- Phần mở rộng
- Khu vực chung
- Nhân viên tiếp tân tự động
- Hàng đợi cuộc gọi
- Dòng chia sẻ
- Nhóm đường dây chung
- Chức năng nhận cuộc gọi nhóm
- Chuyển cuộc gọi đến
- Nhận cuộc gọi trong hàng đợi
- Trung tâm liên hệ đối tác
- Tàu chở hàng
- Trang web: Lọc dữ liệu theo trang web nếu bạn có nhiều trang web.
- Phòng ban/Trung tâm chi phí: Lọc dữ liệu bằng cách nhập tên phòng ban hoặc trung tâm chi phí mà bạn muốn xem nhật ký cuộc gọi.
- Chọn " Chỉ hiển thị nhật ký cuộc gọi có tính phí " để chỉ hiển thị các mục cho các cuộc gọi đã được tính phí.
Lưu ý: Chúng tôi khuyến nghị sử dụng báo cáo sử dụng Zoom Phone để xác minh các khoản phí trên hóa đơn. - Ở bên phải các mục trong bảng, nhấp vào biểu tượng bánh răng "
" để sắp xếp các mục trong bảng.
- Ở góc trên bên phải, nhấp vào "Xuất sang CSV " để lưu tệp CSV chứa các mục nhật ký cuộc gọi hiện tại mà bạn đã lọc bằng các tùy chọn trong bước trước đó.
- (Tùy chọn) Ở góc trên bên phải, nhấp vào " New View " để được chuyển hướng đến trang nhật ký cuộc gọi đã được cải tiến.
Bạn sẽ có quyền truy cập vào các bộ lọc nâng cao cho loại cuộc gọi, kết quả, loại máy lẻ, loại số, nhóm, sự kiện trong cuộc gọi, spam và kết quả. Cột "Đường dẫn cuộc gọi" cũng cung cấp mô tả chi tiết về các bước diễn ra trong quá trình thực hiện cuộc gọi.
Cách xác định các mục nhật ký cuộc gọi
Các điểm sau đây giải thích các cột trong bảng nhật ký để giúp bạn xác định các mục nhật ký:
Cột Từ và Đến
- Hiển thị tên và số điện thoại của người gọi (From) và người nhận cuộc gọi (To). Chỉ số điện thoại hiển thị tên người gọi sẽ hiển thị nếu bên kia không có tên hiển thị.
- Nếu cuộc gọi liên quan đến số điện thoại nội bộ, Zoom Phone sẽ hiển thị tên hiển thị nội bộ của số điện thoại đó thay vì tên ID người gọi. Ví dụ: Nó sẽ hiển thị tên hồ sơ của người dùng điện thoại thay vì tên hiển thị của người gọi. Zoom Phone cũng hiển thị số điện thoại trực tiếp (nếu có) và số máy lẻ nội bộ.
- Mục nhập sẽ hiển thị "Không rõ" cho các cuộc gọi có hiển thị số điện thoại của người gọi (người gọi đã ẩn tên và số điện thoại của mình).
- Nếu một bên thứ ba không có tên hiển thị số điện thoại gọi đến và Zoom Phone có thể xác định vị trí, vị trí đó sẽ hiển thị bên dưới số điện thoại gọi đến.
- Bạn cũng có thể thấy biểu tượng xác minh người gọi
trong một số trường hợp cụ thể.
Chuyển đến cột
Hiển thị tên đệm, họ và số máy lẻ của người mà cuộc gọi đã được chuyển tiếp.
Loại cột
Hiển thị loại cuộc gọi đã thực hiện.
Cột chế độ
Hiển thị chế độ mà cuộc gọi đã thực hiện.
Cột thiết bị
Xác định mẫu điện thoại bàn của người dùng, ứng dụng Zoom, nền tảng ứng dụng hoặc tính năng"Call Me On ".
Cột Địa chỉ IP riêng của thiết bị và Cột Địa chỉ IP công cộng của thiết bị
Hiển thị địa chỉ IP riêng tư và công khai của thiết bị.
Cột Thời gian
Hiển thị ngày và giờ cuộc gọi được thực hiện.
Cột kết quả
Xác định cách cuộc gọi được xử lý. Một trong các nhãn sau đây sẽ được áp dụng:
- Ghi âm tự động: Cuộc gọi đã được ghi âm tự động.
- Bận rộn:
- Nếu có nhãn trong cột Thiết bị: Ứng dụng đã được đặt ở trạng tháiKhông làm phiền (DND) .
- Nếu cột Path được đánh dấu là Call Queue: Nhấp vào Details ở cột cuối cùng để xem các thành viên của hàng đợi cuộc gọi mà hàng đợi cuộc gọi đã cố gắng liên hệ. Các thành viên được gắn nhãn " Bận" có nghĩa là họ đã bỏ qua thông báo cuộc gọi để tự loại mình khỏi danh sách phân phối cuộc gọi hiện tại.
- Cuộc gọi bị hủy: Cuộc gọi đã bị người gọi ban đầu ngắt kết nối trong khi đang đổ chuông.
- Cuộc gọi đã được kết nối: Cuộc gọi đã được trả lời bởi bên được chỉ định trong cột "To".
- Không có câu trả lời (chỉ áp dụng cho cuộc gọi đến): Cuộc gọi không được trả lời bởi số máy lẻ được chỉ định trong cột "To". Nhãn này cũng áp dụng trong trường hợp phần mở rộng từ chối thông báo cuộc gọi hoặc cuộc gọi được chuyển tiếp đến hộp thư thoại.
- Người dùng điện thoại đã kết thúc cuộc gọi.
- Ghi âm: Người dùng điện thoại đã sử dụng các phím điều khiển trong cuộc gọi để ghi âm cuộc gọi.
Cột đường dẫn
Xác định cách các cuộc gọi được định tuyến. Một trong các nhãn sau đây sẽ được áp dụng:
- Trợ lý tự động: Cuộc gọi đã được nhận bởi trợ lý tự động. Nhấp vào "Chi tiết" trong cột cuối cùng để xem cuộc gọi đã được chuyển hướng đến đâu.
- Hàng đợi cuộc gọi: Cuộc gọi đã được nhận bởi một hàng đợi cuộc gọi. Nhấp vào "Chi tiết" trong cột cuối cùng để xem tất cả các thành viên trong hàng đợi cuộc gọi mà hàng đợi cuộc gọi đã cố gắng liên hệ. Nếu thành viên cuộc gọi trả lời cuộc gọi, bạn sẽ thấy " Cuộc gọi đã kết nối " trong cột Kết quả. Bạn cũng sẽ thấy nhân viên tiếp tân tự động liên quan nếu cuộc gọi trong hàng đợi được chuyển qua nhân viên tiếp tân tự động.
- Điện thoại khu vực chung: Cuộc gọi đã được thực hiện hoặc nhận qua điện thoại khu vực chung.
- Mở rộng: Đối với cuộc gọi đến, người gọi sẽ kết nối với người dùng điện thoại thông qua hệ thống tổng đài tự động và quay số mở rộng của người dùng. Nhãn này cũng áp dụng cho tất cả các cuộc gọi nội bộ giữa các người dùng điện thoại. Nhấp vào "Chi tiết" trong cột cuối cùng để xem các ứng dụng hoặc thiết bị.
- Theo dõi: Người dùng điện thoại (cộtTừ ) đã theo dõi cuộc gọi của một người dùng điện thoại khác (cộtĐến ) bằng một trong các tính năng theo dõi cuộc gọi sau: nghe lén, thì thầm hoặc can thiệp.
- Mạng điện thoại cố định (PSTN):
- Cuộc gọi đi: Cuộc gọi đã được thực hiện đến một số điện thoại bên ngoài thông qua mạng điện thoại công cộng (PSTN).
- Cuộc gọi đến: Cuộc gọi được thực hiện từ một số điện thoại bên ngoài thông qua mạng điện thoại công cộng (PSTN).
- Dòng chia sẻ: Cuộc gọi được thực hiện hoặc nhận qua một dòng chia sẻ được gán cho cài đặt ủy quyền cuộc gọi hoặc nhóm dòng chia sẻ. Nếu một số nội bộ gọi đến một số nội bộ chung, bạn sẽ thấy "Extension " thay vì số nội bộ. Nhấp vào "Chi tiết" ở cột cuối cùng để xem danh sách tất cả người dùng điện thoại đã gọi.
- Nhận cuộc gọi đang chờ: Người dùng điện thoại đã trả lời cuộc gọi đang chờ. Mã truy xuất được hiển thị trong cột " Đến ".
- Chuyển cuộc gọi: Người dùng điện thoại (từ cột) đã chuyển cuộc gọi của một người dùng điện thoại khác (đến cột). Cột " Forward to " hiển thị số điện thoại của bên kia trong cuộc gọi.
- Dịch vụ thanh toán miễn phí: Số điện thoại miễn phí là số điện thoại mà tất cả các cuộc gọi đến đều được miễn phí, cho phép người gọi liên hệ với bạn mà không tốn phí.
Cột Thời gian
Hiển thị thời lượng cuộc gọi.
Lưu ý: Nếu cuộc gọi được thực hiện qua DTMF và lịch sử cuộc gọi của người dùng, thời lượng là tổng thời lượng của cuộc gọi. Nếu cuộc gọi được tính theo giờ làm việc tính phí, thời lượng cuộc gọi là thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc thủ công của cuộc gọi.
Cột mã khách hàng
Hiển thị mã khách hàng, một số duy nhất dùng để xác định các cuộc gọi điện thoại cho mục đích tính cước. Bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa mã khách hàng hoặc xem số mã khách hàng.
Cột trang web
Chỉ hiển thị nếu bạn đã bật chế độ nhiều trang web. Hiển thị trang web liên quan đến tiện ích mở rộng đã thực hiện hoặc nhận cuộc gọi.
Cột tính phí
Hiển thị cước phí của cuộc gọi.
Mã hóa đầu cuối
Hiển thị xem cuộc gọi có sử dụng mã hóa đầu cuối hay không.
Cột bắt buộc của FAC
Người dùng được yêu cầu nhập số máy lẻ và mã PIN cho cuộc gọi này.
Cột bộ phận
Hiển thị bộ phận.
Cột Trung tâm chi phí
Hiển thị trung tâm chi phí.
Xóa tự động cột
Hiển thị thời gian mà nhật ký cuộc gọi sẽ được xóa tự động.
Cách xác định các mục nhật ký cuộc gọi cho các tình huống cụ thể
Cuộc gọi được chuyển tiếp tự động
Nếu người dùng điện thoại thực hiện hoặc nhận cuộc gọi và chuyển tiếp cuộc gọi đó, bạn sẽ thấy các mục nhật ký cuộc gọi sau:
- Một mục ghi chép cuộc gọi đi hiển thị số điện thoại mà bên kia đã được chuyển đến.
- Một mục nhật ký cuộc gọi đến hoặc đi hiển thị hai bên tham gia cuộc gọi ban đầu trước khi chuyển cuộc gọi.
Chuyển cuộc gọi mà không cần thông báo
Nếu người dùng điện thoại thực hiện hoặc nhận cuộc gọi và chuyển tiếp cuộc gọi mà không thông báo, bạn sẽ thấy một mục nhật ký hiển thị hai bên tham gia cuộc gọi ban đầu trước khi chuyển tiếp. Nhấp vào "Chi tiết" trong cột cuối cùng để xem số điện thoại mà bên kia đã được chuyển đến. Bạn cũng sẽ thấy nhãn " Transfer " trong cột " Path ".
Cuộc gọi hợp nhất (cuộc gọi ba bên)
Nếu người dùng điện thoại gộp cuộc gọi, hãy nhấp vào "Chi tiết" cho mục nhật ký liên quan để hiển thị người tham gia cuộc gọi đã gộp cuộc gọi và người tham gia cuộc gọi đang được gộp vào cuộc gọi.
Cách xem lịch sử cuộc gọi của một người dùng cụ thể
Thực hiện các bước sau nếu bạn muốn hiển thị lịch sử cuộc gọi của một người dùng điện thoại cụ thể hoặc chỉ xem các cuộc gọi nhỡ của một người dùng cụ thể.
Lưu ý: Lịch sử cuộc gọi của người dùng cung cấp ít chi tiết hơn so với nhật ký toàn tài khoản và không hiển thị các mục cho các cuộc gọi được chuyển tiếp qua tổng đài tự động hoặc hàng đợi cuộc gọi. Lịch sử cuộc gọi cũng có thể được xem bởi người dùng điện thoại liên quan.
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý Hệ thống Điện thoại, sau đó chọn Người dùng & Phòng.
- Nhấp vào tên người dùng mà bạn muốn xem lịch sử cuộc gọi.
- Nhấp vào Lịch sử.
- Sử dụng các tùy chọn tìm kiếm ở phía trên để lọc lịch sử cuộc gọi theo ngày hoặc liên hệ. Bạn cũng có thể nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp các mục.
- Xác định các cuộc gọi bằng cách sử dụng các thông tin sau:
- Nếu người gọi có tên hiển thị hoặc thuộc cùng một tài khoản, bạn sẽ thấy tên hiển thị trên số điện thoại.
- Cuộc gọi đi có biểu tượng này bên cạnh tên hoặc số điện thoại của liên hệ:
- Xem cột Kết quả để xác định trạng thái cuộc gọi (đã kết nối, đã hủy, không trả lời hoặc đã ghi âm).
Cách sử dụng nhật ký để xem các khoản phí trên hóa đơn
Lưu ý: Chúng tôi khuyến nghị sử dụng báo cáo sử dụng Zoom Phone để xác minh các khoản phí trên hóa đơn. Các bước sau đây cung cấp một phương án thay thế nếu bạn cần xem các khoản phí cho một khoảng thời gian dài hơn một tháng.
Thực hiện các bước sau để sử dụng tệp CSV xuất từ nhật ký cuộc gọi để xem các khoản phí trên hóa đơn.
- Đăng nhập vào trang web Zoom.
- Trong menu điều hướng, nhấp vào Quản lý Hệ thống Điện thoại rồi nhấp vào Nhật ký.
- Sử dụng các trường "Từ " và "Đến " để chọn khoảng thời gian của hóa đơn của bạn.
- Nhấp vào ô chọn " Chỉ hiển thị nhật ký cuộc gọi tính phí " để hiển thị các mục liên quan đến cuộc gọi tính phí.
- Mở tệp CSV bằng phần mềm bảng tính như Microsoft Excel.
Lưu ý: Các hướng dẫn sau đây áp dụng cho Microsoft Excel 2007 hoặc các phiên bản sau đó. - Nhấp vào hàng đầu tiên (1) để làm nổi bật các tiêu đề.
- Nhấp vào tab Dữ liệu, sau đó nhấp vào Lọc.
- Trong cột đầu tiên (NO), nhấp vào mũi tên hướng xuống, bỏ chọn (Blanks), sau đó nhấp OK.
Điều này sẽ ẩn các khoản phí trùng lặp trong nhật ký cuộc gọi. - Nhấp vào cột cuối cùng (L) để đánh dấu các khoản phí.
- Xem giá trị Sum nằm ở góc dưới bên phải của Excel. Số tiền này phải khớp với tổng chi phí sử dụng Zoom Phone trên hóa đơn của bạn.