使用 Zoom for Google Workspace 附加组件

通过Zoom for Google Workspace附加组件,你可以直接通过Gmail或Google Calendar无缝安排、加入和管理会议。你的扩展设置已从 Zoom Web门户同步。安装附加组件后,你可以在桌面网络浏览器(Gmail或Google Calendar)或移动设备(Google Calendar应用)中使用。要与Google Calendar进一步集成,请设置联系人和日历集成

如果你拥有Zoom Phone许可证,还可以通过日历或电子邮件工作区拨打Zoom Phone电话。详细了解如何使用带有Google Workspace附加组件的Zoom Phone

要进行高级会议安排,我们建议你使用Zoom Chrome Extension

注意

安装和使用Zoom for Google Workspace的系统要求

目录

如何安装 Zoom for Google Workspace 附加组件

为所有用户安装 Zoom for Google Workspace 附加组件(Google 管理员)

如果你是Google Workspace管理员,并希望为所有用户安装Zoom for Google Workspace,请按照以下说明操作:

  1. 以管理员身份登录您的 Google Workspace 账户。
  2. 导航到 Google Workspace Marketplace 并搜索Zoom。
  3. 点击 Zoom for Google Workspace 附加组件。
  4. 点击 安装,然后点击 继续
  5. 查看服务条款,指定要使该应用可供整个域使用,或是仅供特定团队或部门使用,请选择协议框,然后点击 接受

如果你负责管理组织的Google账户并有权访问Google管理控制台,请按照Google提供的说明为你的用户安装Zoom for Google Workspace。 

安装 Zoom for Google Workspace 附加组件供您自己使用

如果您拥有个人 Google 账户,则可以安装该附加组件供自己使用。

  1. 登录您的 Google 账户。
  2. 导航到 Google Workspace Marketplace 并搜索Zoom。
  3. 点击 Zoom for Google Workspace 附加组件。
  4. 点击 安装,然后点击 继续
  5. 查看服务条款,然后点击接受

如何为Google Workspace附加组件启用账户一致性检查

管理员可在登录时强制执行严格邮箱匹配策略,确保仅授权用户访问,从而增强整体安全性并符合组织策略要求。启用账户一致性检查的操作流程:

  1. 以具有账户设置编辑权限的管理员身份登录 Zoom Web Portal
  2. 在导航菜单中,点击账户管理,然后点击账户设置
  3. Meetings选项卡中,向下滚动至安全性区域。
  4. 找到确保Outlook与Google Workspace集成的账户一致性切换按钮并点击启用。
  5. 如果显示验证对话框,点击启用确认更改。

如何启用或停用自动将视频通话添加到 Google 日历事件

安装 Zoom for Google Workspace 附加组件后,如果已添加访客,那么向 Google 日历添加活动时,系统将自动添加 Zoom Meetings。 要启用或禁用此功能,请执行以下操作:

  1. 登录Google管理控制台
  2. 点击应用,选择 Google Workspace,然后点击日历。 
  3. 点击共享设置
  4. 在视频通话下,清除或选中向用户创建的活动自动添加视频通话旁边的复选框。
  5. 有关更多信息,请参阅Google文档

如何在会议邀请中启用Meeting Insights链接

  1. 登录 Zoom 门户网站
  2. 在导航菜单中,点击设置
  3. 点击邮件和日历选项卡。
  4. 集成设置下,点击在会议邀请中插入Zoom AI Companion会议洞察链接切换按钮启用功能。
    注意:若选项呈灰色,表示该设置已在群组或账户层级锁定,需要前往对应层级修改。
  5. 如果显示验证对话框,点击启用确认更改。

如何使用 Zoom for Google Workspace 附加组件

             Web

登录 Zoom for Google Workspace 附加组件

  1. 使用网络浏览器登录 Gmail 或 Google 日历。
  2. 在右侧面板中,点击Zoom for Google Workspace图标
  3. 如果出现提示,请点击授权访问权限,然后按照屏幕上的说明操作,从而允许 Zoom 访问您的 Google 账户。
  4. 点击登录,然后按照屏幕上的说明操作。

在 Google 日历中安排会议

  1. 使用网络浏览器登录 Google 日历。
  2. 点击创建或点击会议日历上的时间段。
  3. 输入会议详细信息(例如,标题、位置和访客列表)。
  4. 点击更多选项
    注意
    • 只有对主题、日期、时间和时区所作的更改才会同步到 Zoom Web Portal 和客户端/应用中的会议。所有其他会议详细信息仅适用于 Google 日历事件。
    • 在Zoom Web Portal中将安排权限分配给其他用户后,你可以选择这些用户是否可以管理在Outlook或Google Calendar中标记为“专用”的会议。如果用户无法管理私人活动,则无法看到邀请链接、会议主题或观众列表。
  5. 添加视频会议下拉菜单中,选择Zoom Meetings
    Google Calendar将为Zoom Meetings添加加入选项。
  6. (可选)在右侧面板点击Zoom for Google Workspace图标,按需修改会议设置,例如启用“主持人入会前加入”
  7. 点击保存
    注意:会议设置将根据你的账户设置应用。你可以为已安排的会议编辑会议设置

通过 Gmail 中的电子邮件讨论安排会议

您可以使用该附加组件通过 Gmail 安排 Zoom Meetings。 该附加组件将使用电子邮件主题自动填充会议主题。 通过 Gmail 安排会议后,Zoom 会将加入详细信息发送给电子邮件发件人。

  1. 使用网络浏览器登录 Gmail。
  2. 打开电子邮件讨论。
  3. 在右侧面板中,点击Zoom for Google Workspace图标
  4. 点击安排会议
  5. 在面板上向下滚动并选择默认的会议设置(例如,会议 ID、密码和等候室)。
  6. 根据需要输入会议详细信息:
    • 主题:附加组件推荐将电子邮件主题作为会议主题。
    • 时区:默认设置为您在 Zoom 中设置的时区。 如果需要,请选择其他时区。
    • 时间:附加组件将推荐日期和时间,您也可以输入其他日期和时间。
    • 持续时间:选择会议的持续时间。
  7. 点击邮件选项下的箭头,然后启用通过电子邮件邀请参会者,可在创建会议后向参会者发送电子邮件。
    注意
    • 附加组件会自动将电子邮件讨论中的参会者添加到邀请列表,但您可以选中或清除用户电子邮箱旁边的复选框向其发出邀请或将其删除。
    • 如果你已启用通过电子邮件邀请参会者,系统将向这些电子邮件地址发送一封包含加入详细信息的电子邮件,而不是发送Google Calendar邀请。要发送Google Calendar邀请,请编辑已安排的会议 或在Google Calendar中安排会议
  8. 点击安排会议

在 Google 日历中编辑已安排的会议

注意:如果您要通过 Google 日历重新安排 Zoom Meetings,请不要将会议详细信息复制到新的日历条目中。

  1. 使用网络浏览器登录 Google 日历。
  2. 点击 Zoom Meetings 的日历事件。
  3. 点击铅笔图标可编辑事件。
  4. 根据需要更改会议详细信息。
    注意:只有对主题、日期、时间和时区所作的更改才会同步到 Zoom Web Portal 和客户端/应用中的会议。所有其他会议详细信息仅适用于 Google 日历事件。
  5. 在右侧面板中,点击Zoom for Google Workspace图标,并根据需要更改会议设置,然后点击更新会议
  6. 单击保存

查看并加入会议

注意:如果会议主持人选择将其会议的可见性标记为,你将无法在Zoom Web Scheduler上看到会议详细信息(例如,邀请链接、会议主题或受邀人列表)。

  1. 使用网络浏览器登录 Google 日历。
  2. 点击 Zoom Meetings 的日历事件。
  3. 点击加入 Zoom Meetings 可打开 Zoom 并加入会议。
  4. 点击该选项可在浏览器发出提示时打开 Zoom。

了解更多关于加入会议的信息。

查看会议摘要

注意:要使用此功能,必须启用 Zoom AI Companion,并且Zoom网页设置的插入会议详情选项开启(默认开启)。

  1. 使用网络浏览器登录 Google 日历。
  2. 点击创建或点击会议日历上的时间段。
  3. 输入会议详细信息(例如,标题、位置和访客列表)。
  4. 在右侧面板中,点击Zoom for Google Workspace图标
  5. AI Companion设置区选择自动启动AI Companion
    此时自动启动会议问答自动启动会议总结选项将默认勾选。
  6. 点击保存
    在Zoom会议详情中可见通过AI Companion查看会议洞察链接。
  7. 点击链接以在Zoom中打开总结:
    • 若已安装并运行Zoom桌面应用,将在桌面打开。
    • 否则在Zoom Web门户打开。

注意:若无权限查看总结,将显示访问被拒提示。

             Android | iOS

登录 Zoom for Google Workspace 附加组件

  1. 登录 Google 日历应用。
  2. 点击加号图标,然后点击事件
  3. 点击视频会议下拉列表,然后选择 Zoom Meetings。 
  4. 点击授权,然后按照屏幕上的说明操作。

在 Google 日历中安排会议

  1. 登录 Google 日历应用。
  2. 点击加号图标,然后点击事件
  3. 点击视频会议下拉列表,然后选择Zoom Meeting
    Google Calendar会将Zoom Meeting添加到你的会议详细信息中。
  4. 输入会议详细信息(例如,标题、位置和访客列表)。
    注意:只有对主题、日期、时间和时区所作的更改才会同步到 Zoom Web Portal 和客户端/应用中的会议。所有其他会议详细信息仅适用于 Google 日历事件。
  5. 在右上角点击保存

通过 Gmail 中的电子邮件讨论安排会议

您可以使用该附加组件通过 Gmail 安排 Zoom Meetings。 该附加组件将使用电子邮件主题自动填充会议主题。 通过 Gmail 安排会议后,Zoom 会将加入详细信息发送给电子邮件发件人。

  1. 登录 Gmail 应用。
  2. 打开一封电子邮件。
  3. 在底部面板的可用附加组件部分中,点击 Zoom for Google Workspace
  4. 输入会议详细信息。
    注意:Zoom 将使用电子邮件主题自动填充会议主题。
  5. (可选)在邮件选项区输入需发送参会详情的电子邮件地址。
    注意:系统将向这些电子邮件地址发送含参会详情的电子邮件,而非Google Calendar邀请。要发送Google Calendar邀请,请编辑已安排的会议 或在Google Calendar中安排会议
  6. 根据需要更改其他会议选项
  7. 在面板顶部,点击安排会议

在 Google 日历中编辑已安排的会议

  1. 登录 Google 日历应用。
  2. 点击 Zoom Meetings 的日历事件。
  3. 点击铅笔图标。
  4. 根据需要更改会议详细信息。
    注意:只有对主题、日期、时间和时区所作的更改才会同步到 Zoom Web Portal 和客户端/应用中的会议。所有其他会议详细信息仅适用于 Google 日历事件。
  5. 点击保存

注意

  • 如果您要在 Google 日历中重新安排 Zoom Meetings,请不要将会议详细信息复制到新的日历条目中。
  • Google Calendar应用无法更改已安排会议的会议设置在网络浏览器中使用Google Calendar可实现此功能。你也可以登录Zoom Web Portal更改已安排会议的会议设置。

查看并加入会议

  1. 登录 Google 日历应用。
  2. 点击 Zoom Meetings 的日历事件。
  3. 点击Zoom Meetings
    Google Calendar将显示参会选项。
  4. 点击并按住加入选项可将其复制到剪贴板,或点击加入链接可使用 Zoom Mobile App 加入。 

了解更多关于加入会议的信息。

Zoom for Google Workspace 附加组件的局限性和故障排除

多个 Google 账户

安装和使用附加组件时,建议您不要在同一浏览器中登录多个 Google 账户。 如果您已登录多个 Google 账户,则无法安装该附加组件,因此,您只需登录要为其安装该附加组件的目标账户。 此外,如果使用附加组件并登录到装有该附加组件的多个 Google 账户,则会在安排 Zoom Meetings 时产生问题。

无法通过Google Workspace附加组件变更会议所有权

Zoom for Google Workspace附加组件不支持通过Google Calendar的更改所有者操作转移Zoom主持人角色。当你更改关联Zoom Meeting的Google Calendar活动所有者时,该用户不会成为Zoom主持人。

作为替代方案,将用户添加为备用主持人(若未使用日程安排权限),或者通过附加组件编辑活动的更改代安排人选项(若使用日程安排权限)。

添加备用主持人步骤:

  1. 在Google Calendar中打开会议,点击铅笔图标编辑。
  2. 在右侧面板中,点击Zoom for Google Workspace图标
  3. 向下滚动至备用主持人字段,然后输入用户电子邮件地址,将其添加为会议的备用主持人。
  4. 在面板顶部点击添加会议
  5. 在会议邀请中点击保存

更改代安排人步骤:

  1. 在Google Calendar中打开会议,点击铅笔图标编辑。
  2. 在右侧面板中,点击 Zoom for Google Workspace图标
  3. 在“代安排人”下选择你拥有日程安排权限的目标用户,并赋予其主持人权限。
  4. 在面板顶部点击更新会议
  5. 在会议邀请中点击保存

“这是日历会议”和“Google 日历会议(未同步)”占位符

通过附加组件安排会议时,系统将创建一个占位符会议,并将该占位符会议的会议邀请详细信息添加到日历事件中。 在将日历事件保存到 Google 之前,实际日历事件的详细信息(例如,主题、议程和日期/时间)不会同步到 Zoom Meetings。 保存日历事件后,这些会议详细信息可能需要大约 2 分钟才能与 Zoom 同步,之后将更新日历事件中的占位符会议详细信息。 

在同步过程中,该占位符会议可能会在即将召开的Zoom Meetings列表中显示为“这是日历会议”或 “Google Calendar会议(未同步)”。同步完成后,此信息将会更新,并且应该与日历活动所设置的主题相一致。若同步失败,请退出并重新登录Zoom for Google Workspace附加组件。 

注意:此占位符会议通常定于1979年12月31日或1980年1月1日。同步完成后,已安排的日历活动日期和时间将取代占位符日期/时间。 

安排会议时出现“创建会议失败”错误提示

使用Google Workspace附加组件安排会议时若出现创建会议失败错误,可能是因超出API速率限制引发的服务问题。访问Zoom服务状态页,查看所有Zoom服务的实时状态及维护时段。

建议此时改用Zoom Chrome扩展程序 直至问题解决。

同步问题解答

如果您已保存日历事件并已等待若干分钟,但仍未看到日历详细信息与 Zoom 同步,这可能是由以下某些问题引起的,例如,对要安排的日历没有写入权限或过去曾尝试安排会议。 

要尝试手动强制同步,请执行以下操作: 

  1. 使用网络浏览器登录 Google 日历。
  2. 在右侧面板中,点击Zoom for Google Workspace图标。 
  3. 点击存在同步问题的 Google 日历事件。 此操作将使附加组件检查 Zoom Meetings 的日历事件 ID,然后同步任何变更信息或缺少的信息。 
  4. 等待 1-2 分钟即可完成同步。 

如何使用您的数据

此应用程序将访问并使用您的 Zoom 账户中的以下信息:

此应用将访问并使用 Google Workspace 账户中的以下信息: