结合 ZoomMate 使用智能体式工作流程

当你点击侧边栏中的 Workflows 时，Workflows 将自动打开，你可在其中使用自然语言描述工作流程。你还可以访问以下与工作流程相关的选项，这些选项显示在侧边栏中 Workflow 下方。

除了创建和使用工作流程外，你还可以将工作流程关联到 Zoom Meetings 以及使用“我的笔记”生成的笔记。

美国的付费 ZoomMate 和自定义 AI Companion 用户可使用适用于 ZoomMate 的智能体式工作流程。免费用户也可以访问此功能的有限版本，每月最多可运行 10 次。

 

构建时的测试运行以及发布工作流程后的运行均计入月度使用量。付费 ZoomMate 和自定义 AI Companion 用户最初将在有限时间内享有无限制的运行次数。

将智能体式工作流程与 ZoomMate 结合使用的要求

• 部分功能适用于 Zoom Workplace 专业版、Zoom Workplace 专业增强版、Zoom Workplace 商业版、Zoom Workplace 商业增强版、Zoom Workplace 企业版、Zoom Workplace 企业增强版或企业版组合套餐账户
• 显示对话式AI 已启用
• Web 导航和 Zoom Workplace 应用导航栏上的 ZoomMate 已启用
• 支持的浏览器：Chrome、Edge、Safari 或 Firefox（最新版本）
• 使用 AI 驱动的第三方连接器、发送短信消息、发送语音消息和 Web 爬网程序节点需要 ZoomMate 许可证，并且会消耗 Zoom AI 额度。
• 使用 Webhook 触发条件需要启用允许传入 Webhook 触发智能体式工作流程。

如何访问工作流程

了解 ZoomMate 智能体式工作流程主页

如何创建工作流程

注意：如果 Workflow Automation 已启用，用户还可以通过工作流程选项卡构建智能体式工作流程，该选项卡位于 Zoom Workplace 桌面应用中。

使用对话式提示创建工作流程

1. 启动工作流程。
2. 点击右上角的 +创建按钮。
3. 详细描述您希望使用工作流程自动执行的任务或流程。如果需要多个步骤，请按照您要创建的工作流程所需的顺序描述每个步骤。
4. 点击发送图标。
   ZoomMate 将开始设计工作流程，并提出澄清问题以配置工作流程中的节点。获取所有必要信息后，ZoomMate 将开始构建工作流程。
5. （可选）工作流程完成后，使用 ZoomMate 侧面板文本框描述你希望对工作流程进行的调整，或手动更新工作流程。
6. 对工作流程的初始设计感到满意后，在窗口底部点击运行以测试工作流程。
7. 继续对工作流程进行任何其他更改。
8. 点击部署以保存对流程的更改并将其设置为有效。

手动创建工作流程

要手动创建工作流程：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下，点击+创建。
   工作流程构建器和 ZoomMate 侧面板将打开。
3. 在描述聊天框下方，点击从节点开始，然后点击触发。
4. 在节点触发条件列表中，选择一个触发条件：
   • 手动启动：在你按下按钮时启动工作流程。
   • 填写表单：当用户提交包含必填字段的表单时启动工作流程。
   • 会议事件：在发生特定 Zoom Meeting 事件时启动工作流程，例如会议开始或结束时。
   • 团队聊天事件：在发生 Zoom Chat 事件时启动工作流程，例如收到消息或使用特定表情。
   • 来自Webhook：根据外部事件或系统更新（例如新表单提交、CRM 状态更改或来自其他应用的提醒）自动启动工作流程，使你所有工具之间的流程保持互联并快速响应。
   • 点击链接时：当用户点击链接时启动工作流程。
   • 自定义安排：在安排的日期和时间启动工作流程。
   • Phone事件：在发生 Zoom Phone 事件（例如未接来电、收到短信或新语音信箱）时启动工作流程。
   • RSS源：发布 RSS 源条目时启动工作流程。
     注意：当你将鼠标悬停在触发选项上时，系统会显示优化或帮助工具提示，说明何时使用该触发。
5. 点击某个触发条件，将其添加到画布并展开其配置面板。
6. 配置触发条件详细信息。例如，对于会议事件触发条件，请配置：
   • 会议事件类型：会议结束时。
   • 要监控的会议：我的所有会议。
   • 时间偏移量：0 分钟表示在事件发生时准时触发，或使用负偏移量或正偏移量在事件发生之前或之后触发。
7. 根据需要添加其他节点和操作，例如向 Slack 发送摘要、将文档保存到 Zoom Canvas 或向聊天频道发布消息。
   注意：如果节点输出变量，则可以将该变量拖放到另一个操作节点中。
8. （可选）如果操作节点使用操作审批字段，或者你正在使用 AI 推理节点，请配置操作节点和/或工具集的审批流程。
9. （可选）在任何步骤中，使用 ZoomMate 侧面板文本框描述你想对工作流程进行的调整，让 ZoomMate 为你更新触发器、操作或参数。
10. 对工作流程的初始设计感到满意后，在窗口底部点击运行以测试工作流程。
11. 继续对工作流程进行任何其他更改。
12. 点击部署以保存对流程所做的更改并将其设置为启用状态。

如何使用工作流程模板

注意：如果 Workflow Automation 已启用，用户还可以从工作流程选项卡（位于 Zoom Workplace 桌面应用）管理工作流程模板。

若要使用工作流程模板：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下，点击+ 创建。
3. 在描述聊天框下方，点击选择模板。
4. 浏览模板并选择符合您的角色或用例的模板。包括以下示例：
   • 会议管理模板，例如：
     • 会前提醒：在会议开始前，提醒自己关注要点，例如主题、开始时间和关键参会者。
     • 常规会议准备流程：通过搜索相关文档和聊天，自动为即将召开的会议做好准备。
     • 会议摘要发送到Slack：生成全面的 AI 驱动的会议摘要并将其发送到 Slack 频道。
     • 会议摘要发送到Salesforce：自动捕获会议结果，生成包含关键决策、SMART 行动项和跟进任务的结构化摘要，并将其保存为 Salesforce 笔记。
   • 基于聊天的模板，例如
     • 每日Chat摘要：接收 Zoom Chat 频道活动的每日回顾。
     • 频道欢迎与摘要：当新成员加入频道时，发送欢迎消息并提供该频道过去 3 天的消息摘要。
     • 智能消息分类与回复器：对频道消息进行分类，并通过搜索最近的对话历史提供符合语境的工作流程协助，以提供准确且相关的回复。
     • 追踪文档中的@提及：捕获@提及详情，包括时间戳、用户、摘要和消息链接，并将其存储在选定的 Zoom Doc 中，以便轻松追踪和参考。
   • 针对销售用例的模板，例如：
     • Salesforce机会自动更新：会议结束后，根据会议转写文字的内容自动更新 Salesforce 机会。
     • 自动跟进电子邮件：在会议结束后，利用 AI 提取的主要讨论要点、决策和行动项，自动生成并发送专业的跟进电子邮件。
     • 通过Salesforce和Zoom Canvas准备销售会议：通过在 Salesforce 中搜索客户备注和商机以及相关的 Zoom 文档/聊天/会议，为销售会议做好准备。
   • 专为营销用例设计的模板，例如：
     • 内容简报生成器：根据会议录制内容生成营销内容简报，提取营销活动详情、观众洞察以及可交付成果，并通过电子邮件将简报发送给当前用户。
     • 利益相关者营销活动回顾：从相关会议讨论中生成结构化的营销活动回顾，突出显示营销活动状态、关键里程碑、风险和后续步骤，然后通过电子邮件将该回顾发送给当前用户。
     • 客户之声洞察：分析会议转写文字以识别客户痛点、异议和消息传递机会，然后生成切实可行的客户之声 (VoC) 洞察并通过电子邮件发送给当前用户。
   • 适用于 IT 和工程用例的模板，例如：
     • 每日Jira任务摘要发送至Zoom Chat：每天早晨自动获取用户所有未完成的已分配 JIRA 任务，并通过 Zoom Chat 发送格式化摘要，以便用户随时了解其待处理工作项。
     • 自动创建Jira工单：当用户在 Chat 中使用工单表情进行回应时，自动创建 Jira 漏洞工单。AI 从会话串中提取问题详情，将工单分配给被@提及的用户，并将包含工单详情的确认消息发回聊天。
   • 专为人力资源使用案例设计的模板，例如：
     • 面试反馈整合：通过总结候选人的优势、顾虑、佐证以及建议的后续步骤来汇总面试后反馈，然后更新相应的招聘记录。
     • 招聘汇报与决策日志：在招聘评审会议后，自动记录招聘决策，包括是否将候选人推进至下一阶段、发放录用通知、处理面试跟进事项、分配责任所有者，以及跟踪相关截止日期。
     • 新员工适职启动包：在适职启动会或同步会议后，自动生成新员工适职计划，概述第一周任务、关键联系人、培训资源，以及 30、60 和 90 天里程碑。
   • 其他用例的模板，例如：
     • OpenAI News Auto-Publisher：每小时监控 OpenAI 的 RSS 源，总结新发布的文章及关键见解，并将包含可点击链接的格式化更新发布到指定的 Zoom 频道。
     • Zoom服务状态提醒：监控 Zoom 的服务状态 RSS 源并向 Zoom 频道发送格式化更新，及时提供关于服务事件、计划维护和运行状态更改的通知。
     • 食品订单监控：在订餐群组被@提及时监控与食品相关的讨论，使用相关详细信息更新需求文档，并生成增强的响应消息以发布在频道中。
5. 点击模板，在工作流程构建器中打开它。
6. 查看预配置的触发器和操作，然后根据需要调整任何字段（例如频道、收件人、操作审批，或存储位置）。
7. （可选）在侧面板中使用 ZoomMate 文本框，通过自然语言指令完善模板、添加步骤或更改条件。

如何导出或导入工作流程模板

导出工作流程模板 

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下方，点击所有工作流程。
3. 选择要导出的工作流程。
4. 在右上角，点击更多图标 。
5. 点击导出工作流程，然后点击导出按钮。
   工作流程将下载为 .json 文件。

导入工作流程模板

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下，点击+创建。
3. 点击从一个节点开始。
4. 从列表中选择你的首选节点。
5. 在右上角，点击更多图标 。
6. 点击导入工作流程，然后点击选择文件 按钮。
7. 选择 .json 文件并点击打开。

如何在工作流程中使用操作批准功能

在工作流程中，执行敏感写入操作（例如，更新 Salesforce Opportunity 或创建 Jira 工单）的操作节点允许用户在执行更改之前对其进行审查、编辑和批准。触发后，待处理操作会显示在 ZoomMate 或“工作流程”选项卡中供用户审查。

用户可以配置 AI 推理节点的工具集，使其始终请求批准（默认设置），或始终允许工具集执行操作而无需确认。对于操作节点（例如，离开频道节点），用户可以选择该节点是否允许无需批准即可执行操作，或在继续之前始终提示确认。

管理员还可以针对跨节点和工具集的所有敏感写入操作，禁用自动允许操作并强制审批功能。

配置工作流程通知

ZoomMate

1. 启动工作流程。
2. 在侧边栏中，点击工作流程。
3. 选择待处理的操作，然后点击更多 。
4. 点击通知偏好设置并启用一个或两个选项。
   • 电子邮件通知：当有审核任务分配给你时，接收电子邮件通知。
   • 客户端内通知徽章：在 Zoom Workspace 中显示工作流程的通知徽章和提醒。
5. （可选）全部跳过：跳过所有待处理操作通知。

Zoom 桌面应用

1. 启动工作流程。
2. 在导航菜单中，点击工作流程选项卡。
3. 选择“待处理的操作”，然后点击设置 。
4. 点击通知偏好设置并启用一个或两个选项。
   • 电子邮件通知：当有审核任务分配给你时，接收电子邮件通知。
   • 客户端内通知徽章：在 Zoom Workspace 中显示工作流程的通知徽章和提醒。
5. （可选）全部跳过：跳过所有待处理操作通知。

为操作节点配置审批流程

1. 创建或打开工作流程。
2. 添加或编辑使用操作批准字段的操作节点。
3. 在操作批准下，选择一个选项：
   • 始终询问：在用户于 ZoomMate 或“工作流程”选项卡中批准操作之前，工作流程无法完成该操作。
   • 始终允许：工作流程将自动完成，无需用户额外进行审批。
     注意：对于可能需要审批的操作节点，此项为默认设置。但是，如果管理员已启用“允许用户禁用敏感操作确认”，您将无法选择此选项。
4. 保存工作流程。

为 AI 推理节点配置审批流程

1. 创建或打开工作流程。
2. 添加或编辑 AI 推理节点。
3. 在工具集下，在所需工具集（Zoom Tasks、Zoom Chat 等）旁边，点击设置图标 [齿轮图标]。
4. 在所需的操作旁边，选择一个选项：
   • 始终询问：用户需要先在 ZoomMate 中批准该操作，工作流程才能继续。
     注意：这是与工具集关联的所有操作的默认设置。
   • 始终允许：无需额外审批即可执行该操作。
     注意：如果管理员已启用允许用户禁用敏感操作确认，你将无法选择此选项。
5. 点击关闭。

批准待处理操作

注意：如果 Workflow Automation已启用，用户还可以在工作流程选项卡中管理待处理审批，该选项卡位于 Zoom Workplace 桌面应用中。

如果操作配置为始终要求确认或始终询问，则操作节点在继续工作流程前需要获得批准。若要批准该操作：

1. 启动工作流程。
   在待处理操作下，将列出需要批准才能继续的工作流程。
2. 点击工作流程并审查输出。
3. （可选）如果您希望在今后的工作流程中避免手动审批此操作，请将此操作的审批设置设为“始终允许”。否则，请选择“允许一次”，仅对当前工作流程进行审批。
   注意：如果管理员已启用“允许用户禁用敏感操作确认”，您将无法对此进行修改。
4. （可选）点击取消工作流程以取消该操作并终止工作流程。
5. 点击批准并继续，以使用已批准的输出继续工作流程。

如何管理工作流程

注意：如果 Workflow Automation 已启用，用户还可以从工作流程选项卡（位于 Zoom Workplace 桌面应用）管理工作流程。

要在“我的工作流程”中查看和管理工作流程：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下，点击“所有工作流程”。
3. 使用可用筛选器查找你要查看或更新的工作流程：
   • 按工作流程名称搜索。
   • 按日期范围筛选。
   • 按流程触发条件类型进行筛选。
4. （可选）点击 +新建，直接从“我的工作流程”列表中从头开始创建新的工作流程。
5. 点击工作流程的名称以在编辑器中将其打开。

禁用或启用工作流程

要禁用或启用工作流程：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下方，点击我的工作流程。
3. 在状态列下，点击所需工作流程的切换按钮，将其切换为有效（启用）或无效（禁用）。
   注意：带有手动触发条件的工作流程无法禁用。

删除工作流程

要删除工作流程：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下方，点击所有工作流程。
3. 找到所需工作流程。
4. 在操作列下，点击“更多”图标 。
5. 点击删除。
6. 当系统显示确认提示时，点击删除。

下载表单回复

要下载表单回复：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下方，点击所有工作流程。
3. 选择工作流程。
4. 在右上角，点击更多图标 。
5. 点击从回复下载。
   该文件将以 .CSV 文件格式下载。

注意：只有当工作流程包含表单节点时，下载表单回复选项才可用。

如何共享工作流程

注意：如果 Workflow Automation 已启用，用户还可以从工作流程选项卡（位于 Zoom Workplace 桌面应用）共享工作流程。

你可以与组织内的用户共享工作流程。要共享工作流程：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下方，点击所有工作流程。
3. 使用可用筛选器查找你要查看或更新的工作流程：
   • 按工作流程名称搜索
   • 按日期范围筛选。
   • 按流程触发类型筛选
4. 点击工作流程名称即可将其打开。
5. 在右上角，点击更多图标 并点击分享。
   注意：必须先部署工作流程才能进行分享。
6. 输入要与之共享工作流程的联系人或频道。
7. 点击发送。
   工作流程将与所需用户共享，允许他们查看该工作流程。
   注意：用户将无法编辑该工作流程，并且必须保存该工作流程的副本才能使用和/或修改它。

如何查看工作流程活动日志

注意：如果 Workflow Automation 已启用，用户还可以在 Workflows 选项卡中查看工作流程活动日志，此选项卡位于  Zoom Workplace 桌面应用中。

要查看工作流程活动日志：

1. 启动工作流程。
2. 在工作流程下方，点击活动日志。
   将显示工作流程执行记录列表。
3. 使用可用的筛选条件缩小活动范围：
   • 按工作流程名称搜索。
   • 按状态筛选，例如已完成、失败、运行中、已暂停、已超时或已终止。
   • 按日期范围筛选。
4. 查看每个工作流程运行的列，例如名称、上次运行、状态和操作。
5. （可选）点击特定运行或与其关联的操作，以查看详情、排查故障，或在支持的情况下重新运行工作流程。

如何连接你自己的 MCP 工具以在 AI 推理节点中使用

了解更多关于如何为智能体式工作流程配置 MCP 工具的信息。

可用于构建工作流程的节点

了解更多关于ZoomMate 可用工作流程节点的信息。

构建工作流程的最佳实践

• 无需任何集成即可开始，利用 Zoom 生态系统中的数据。
• 完成你的第一个成功工作流程后，转向一项集成并逐步扩展。
• 在将非结构化数据传输给第三方系统之前，使用 AI 节点对其进行解析。
• 始终包含通知或文档节点以提高可见性。
• 使用 HTTP 请求节点时，URL 必须始终以 http:// 或 https:// 开头，且表头名称仅限字母、数字和字符 - _ .。
• 为不可靠的端点开启重试，并在失败时将其与默认值配对，这样单次呼叫失败就不会破坏整个工作流程。
• 请将机密信息存储为凭据，而非纯文本表头——它们会经过加密和掩码处理。
• 在发布包含 HTTP 请求节点的工作流程之前，请使用“验证”找出配置错误，并使用“测试”确认连接。
• 对于 GET 和 HEAD 请求，请将数据放入查询参数而不是正文中，因为这些方法会忽略正文。

如何排查工作流程故障

工作流程的身份验证和连接问题

第三方集成的授权问题

如果你在使用第三方集成时遇到授权问题：

• 如果工作流程一直请求授权但始终无法完成，请尝试在工作流程设置中断开并重新连接该集成。
• 由于数据源配置更改，可能会出现 Salesforce 连接器可见性问题。

触发与执行问题

团队聊天事件未触发工作流程

如果你遇到使用团队聊天事件触发条件的工作流程无法正常触发的问题，请检查该工作流程是否已通过聊天节点与你共享。工作流程所有者是否仍拥有适当的频道权限，因为如果所有者失去访问权限或离开频道，工作流程可能会停用。

来自 Webhook 未触发工作流程

如果你遇到使用来自Webhook 触发条件的工作流程未能正确触发的问题，请确认以下事项：

• 确认外部系统发送的是 POST 请求（而非 GET 请求）。
• 确认有效载荷格式符合工作流程的预期。
• 确认该工作流程已发布且有效。

除上述内容外，你还可以查看工作流程的日志，以验证通过 Webhook 发送的请求。

表单和条件节点问题

表单变量问题

如果你在使用表单变量时遇到问题：

• switch case 分支内表单中的变量可能无法在该分支之外访问。
• 对于显示重复名称的用户选择字段，目前不显示电子邮件地址（已知设计缺陷）。

条件节点问题

如果你遇到条件节点问题：

• 如果条件节点返回“evaluationResult: null”并终止，请尝试调整用于大语言模型评估的提示。
• 某些拓扑配置可能不受支持；如有需要，请断开并重新连接线路。
• 请确保默认分支配置正确。

数据和变量相关问题

与字段名称中的非法字符相关的错误

如果遇到与字段名称相关的问题，请从字段名称中移除圆点 (.) 等特殊字符（例如，将"jira.link"更改为"jiralink"）。

数据缺失或错误问题

如果遇到数据缺失或不正确的问题：

• 对于无法正常加载的会议数据（内容显示不完整），请确认文档大小未超出 20,000,000 个字符的限制。
• 检查变量是否在节点之间正确传递，并使用变量选择器以确保引用正确。
• 如果数据出现截断或缺失，请确认工作流程拥有访问源内容的适当权限。
• 对于空值或 null 值，请验证触发条件是否已正确触发并采集预期数据——请查看活动日志。
• 如果提取的数据不符合预期，请检查提取数据 节点配置，并确保提示明确指定要捕获的信息。
• 对于跨工作流程运行的不一致数据，请检查源内容格式是否已更改，或条件逻辑是否需要调整。

其他节点特有问题

根据节点故障发送聊天消息

如果你在使用包含回复消息、向频道发送消息、发送私聊或向会议发送消息节点的工作流程时遇到问题，请检查以下内容：

• 如果@提及标签显示为纯文本而非通常的格式化@提及，节点将失败。
• “请求错误”错误 (400) 可能表示频道权限问题或消息格式不正确。

AI 节点故障

如果大语言模型节点失败/超时，请检查引用的文档是否过大（最大字符数限制为 20,000,000）。

获取文档节点失败

如果获取文档节点失败，请检查以下内容：

• 如果出现“UNKNOWN_ERROR”或数据检索问题，请确认文档大小未超出限制。
• 请确保你拥有访问该文档的适当权限。

Google Sheets 节点失败

如果你在使用 Google Sheets 节点时收到错误，请检查以下内容：

• 对于“无法解析区域”错误（例如“Sheet1!C18:C31”），请确认工作表区域格式是否正确
• 检查电子表格是否已正确授权且可访问。

Jira 节点失败

如果你在使用 Jira 节点时收到错误，请检查以下内容：

• 对于“未找到名为‘set’的操作”错误，请检查字段映射配置。
• 某些 Jira 字段可能不支持变量输入。如果 Jira 字段使用了变量输入，请移除该输入并测试工作流程是否仍然失败。

HTTP 请求节点失败

• 如果验证阻止了你，请确认 URL 以 http:// 或 https:// 开头且包含主机，方法有效，表头名称仅使用字母、数字和 - _ .，且超时时间不为负数。
• 如果节点返回错误而非正文，响应可能会超过 1MB 限制——大于 1MB 的响应将被拒绝。
• 对于重复的 5xx 响应，开启重试（重试次数和间隔上限均为 5）并在失败时设置默认值，以便工作流程可以继续。
• 如果公共 URL 无法访问，请确认你环境中的外拨代理允许访问外部互联网。
• 如果诸如 $userId 之类的占位符未被替换，请确认该变量存在且由上游节点生成。
• 如果“测试”报告主机不可达，或者你看到“测试请求受限”，请注意“测试”的速率限制为每位用户每 5 分钟 50 次呼叫。