管理公共區 (全新的公共區體驗)

Zoom Phone 推出全新工作流程，適用於管理公共區電話、類比電話轉接器 (ATA)、和 web portal 中的 Zoom Phone 設備。 深入瞭解全新的公共區體驗。 

如果您的帳戶已啟用此體驗，請繼續閱讀此文章，深入瞭解如何定義公共區、指派裝置、設定分機號碼等設定。

公共區可以是辦公室中提供多名員工使用的任何區域。 例如，如果您的組織設有混合式辦公空間，則每一處非固定座位的桌區即可定義為公共區，並將電話指派至該區域供員工使用。

本文介紹如下主題：

• 如何新增公共區並指派裝置
• 變更公共區設定
  • 個人資料標籤
  • 政策標籤
  • 設定標籤
  • 來電處理設定
• 如何將公共區新增至通話佇列
• 如何將公共區新增至自動總機
• 如何將公共區新增至 IVR
• 如何批次新增公共區
• 如何匯出公共區清單

管理公共區的先決條件

• 在您的帳戶上啟用全新的公共區體驗
• 專業版、商業版、教育或企業版帳戶
• 帳戶擁有者或管理員權限
• Zoom Phone 授權
• 新增並佈建認證裝置

如何新增公共區並指派裝置

如果要新增可供任何人使用的電話桌機，請按照以下步驟操作。 您也可以一次性批次新增多個公共區電話。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽功能表中，按一下電話系統管理，然後按一下使用者與 Rooms。
3. 按一下公共區標籤。
4. 按一下新增，然後輸入下列資訊：
   • 網站 (僅在擁有多重網站時可見)： 選取公共區所屬的網站。
   • 顯示名稱：輸入利於識別公共區電話的顯示名稱。
   • 說明 (選用)：輸入有助於識別公共區電話的說明。
   • 分機號碼：輸入指派的分機號碼。
   • 方案：指派撥出通話方案。
   • 國家/地區：選取緊急地址電話的所在國家/地區。 此國家/地區確定您無法在此電話上使用保留分機號碼。
   • 時區：選取指派裝置上顯示的時間。
5. 按一下儲存。 
6. 按一下設定標籤。
7. 在電話桌機區段，按一下新增。
8. 選取佈建的電話桌機或 ATA 以新增至公共區，然後按一下確認。
9. 在 Zoom Phone 設備區段，按一下指派。
10. 選取要指派至公共區的 Zoom Phone 設備。

變更公共區設定

若要變更已新增的公共區電話設定，請按照以下步驟操作。

注意：亦有全球電話設定和政策設定可供啟用或停用特定電話功能。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽功能表中，按一下電話系統管理，然後按一下使用者與 Rooms。
3. 按一下公共區標籤。
4. 按一下所要編輯的公共區顯示名稱。
   您將看到下列資訊和選項：

個人資料標籤

• 顯示名稱：按一下顯示名稱旁的編輯以進行變更。
• 網站：顯示電話使用者所屬的網站。 使用下拉式功能表選取另一個網站，將電話移到另一個網站。
• 方案：按一下 指派，以指派撥出通話方案。 按一下已指派方案旁的「x」以將其移除。
• 分機號碼：按一下編輯以變更已指派至電話的分機號碼。
  注意：分機號碼最多可達 6 位數。 如果您有多重網站並啟用網站碼， 則分機號碼可為 2-5 位數，網站碼可為 1-2 位數。
• 號碼：按一下指派，將直撥電話號碼指派給公共區電話。 僅當指派方案時才能看見此設定。
• 撥出來電者 ID (只有當您指派方案時才能看見)：選取電話撥出通話時的撥出來電者 ID。 您可以從指派給主自動總機的電話號碼中選擇。
• 國家/地區 (只有當您指派方案時才能看見)：顯示緊急地址電話的所在國家。 此國家/地區確定您無法在此電話上使用保留分機號碼。
• 區碼 (只有當您指派方案時才能看見)：顯示撥出撥號的預設區碼。 按一下編輯以變更區碼，如果尚未設定區碼，請按一下設定。
• 緊急地址：按一下管理 以編輯指派給公共區電話的緊急地址。 如有多重網站，您可以選取任何已指派給網站的地址，或是網站的預設地址。
• 時區：選取公共區電話上顯示的時間。
• 部門/成本中心：指派部門或成本中心。 
• 通訊內容儲存位置：管理通訊內容的儲存位置。

政策標籤

政策設定：可讓您啟用或停用特定 Zoom Phone 功能。

注意：公共區可以存取相同的公共區電話設定 (共享座位除外)。 您可以透過設定標籤啟用或停用指定裝置的共享座位。

設定標籤

注意：設定自訂時段後，您可以為這些時段自訂來電路由方式。 

• 營業時段：按一下編輯以變更使用者可以接聽通話的時間。 您可以將營業時段設定為晚上 11:30 以後。您還可以 10 分鐘為增量單位，利用手動輸入方式來設定工作時間；例如：晚上 11:10。
• 下班時段：如果您已自訂營業時段，您也可以設定下班時段。
• 假日時段：按一下管理以指定某些日期是假日。
• 按鍵與位置：變更 線路鍵設定。
• 電話桌機：將電話桌機或 ATA 新增至公共區。
• Zoom Phone 設備：將 Zoom Phone 設備新增至公共區
  • 日曆 (選用)：新增日曆資源。
  • 位置 (選用)：指派設備的工作區。
• 封鎖名單：設定封鎖外部通話的規則。

來電處理設定

• 裝置來電鈴聲：啟用或停用來電的鈴聲。
• 鈴聲持續時間：如果您啟用裝置來電鈴聲，則可以按照下列設定 (來電未接聽時) 的指示來設定處理來電之前的最長鈴聲持續時間
• 來電未接聽時：選取如何處理特定時段內未接聽的來電。
  • 播放訊息後切斷：向來電者播放自訂訊息，接著即切斷通話。 按一下 音訊庫 即可選取、錄製或上傳自訂音訊。
  • 斷開連線：通話會在未撥放任何訊息的情況下切斷。
  • 轉移到另一個分機：將來電路由到帳戶中的另一個分機。
  • 轉移至外部聯絡人：如果帳戶擁有外部使用者目錄，則可以將通話轉接給外部聯絡人。

如何將公共區電話新增至通話佇列

您可以將公共區電話新增為通話佇列成員。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽功能表中，按一下電話系統管理，然後按一下通話佇列。
3. 按一下要新增電話的目標通話佇列名稱。
4. 在成員部分，按一下查看或編輯。
5. 按一下新增。
6. 按一下公共區標籤。
7. 選取公共區電話，然後按一下確定。

如何將公共區新增至自動總機

您可以於自動總機的營業時段或下班時段轉接到公共區。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽中，按一下電話系統管理，然後按一下自動總機。
3. 按一下要新增電話的目標自動總機名稱。
4. 在營業時段或下班時段區段，按一下轉接至旁邊的編輯。
5. 選取公共區，輸入公共區名稱，然後選取公共區。
6. 按一下確定。

如何將公共區新增至 IVR

如果您有 IVR 系統，您可以提供通話者 IVR 功能表選項，將通話轉接到公共區。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽中，按一下電話系統管理，然後按一下自動總機。
3. 按一下您要新增電話的目標 IVR 自動總機名稱。
   注意：如果自動總機沒有 IVR 功能，請為其設定 IVR 功能。
4. 在營業時段或下班時段區段，按一下互動語音回應 (IVR) 下的編輯。
5. 按一下其中一個按鍵旁的編輯。
6. 選取轉移至公共區，輸入公共區名稱，然後選取公共區。
7. 按一下儲存。

如何批次新增公共區

您可以使用 CSV 檔案一次新增數個公共區。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽功能表中，按一下電話系統管理，然後按一下使用者與 Rooms。
3. 按一下公共區標籤。
4. 按一下頁面頂端的匯入。
5. 如果您擁有多重網站，請選取想要讓使用者歸屬的目標網站。
6. 按一下 CSV 範例。 您可以下載 CSV 檔案範例並檢視所需的欄位。
   注意：按一下 Zoom Phone 認證硬體以檢視可接受的條目。 使用此清單填寫製造商和型號欄位，以正確匯入 CSV 檔案。
7. 按一下下載。 
8. 使用 Microsoft Excel 等試算表軟體填寫 CSV 範例中的欄位。
   注意：
   • 請勿刪除具有欄位名稱的第一列。 請務必填寫正確的製造商和型號。
   • 如果您有多重網站，但是還沒有啟用網站碼，請將網站碼欄位留空。 電話將匯入您所選的目標網站。
9. 按一下上傳 CSV，然後選取您已完成的 CSV 檔案以開始批次處理。
   注意：如果一個或更多欄位中有錯誤，將無法完成批次程序。 您可以使用以下選項：
   • 按一下詳細資料來查看未適當填寫之欄位的說明。
   • (如適用) 按一下忽略問題並上傳其他項目，即可繼續進行批次程序。 CSV 中任何有錯誤的列，系統都不會匯入。 如果所有的列都有錯誤，將不會顯示這個選項。
   • 如果 CSV 中的所有列都有錯誤，將無法完成批次程序。 修正 CSV 檔案後，請按一下重新上傳。
   • 按一下關閉可取消批次匯入程序。
10. 如果批次程序成功，請按一下關閉。

如何匯出公共區清單

您也可以匯出一份包含所有公共區清單的 CSV 檔案以供自行存查。

注意：Zoom web portal 不支援使用 CSV 檔案對公共區進行批次更新。 對於已匯出的 CSV 檔案，請勿加以編輯並將其匯入。

1. 登入 Zoom Web Portal。
2. 在導覽功能表中，按一下電話系統管理，然後按一下使用者與 Rooms。
3. 按一下公共區標籤。
4. (選用) 使用搜尋欄和下拉式功能表以篩選公共區。
5. 按一下匯出，下載目前 web portal 中公共區清單的 CSV 檔案