使用 Zoom for Google Workspace 附加元件


您可以使用 Zoom for Google Workspace 附加元件無縫接軌，直接透過 Gmail 或 Google 日曆進行排程、加入與管理會議。 您的排程器設定會與 Zoom Web Portal 同步。 安裝好附加元件後，您可以在桌上型電腦的網路瀏覽器 (Gmail 或 Google 日曆) 或行動裝置 (Google 日曆應用程式) 使用該附加元件。 如需更進一步與 Google 日曆整合，請設定聯絡人和日曆整合。

如果您有取得 Zoom Phone 授權，那麼您也可以透過日曆或電子郵件工作區使用 Zoom Phone 進行通話。 深入了解如何搭配 Google Workspace 附加元件使用 Zoom Phone。

如需進階會議排程功能，我們建議您使用 Zoom Scheduler Extension for Chrome。

注意：Google 於 2020 年 11 月 16 日正式讓 Google Meet 成為在啟用了一個以上的視訊會議服務時的預設選項。 如果您除了 Zoom 之外也啟用了 Google Meet，請了解如何變更這項預設設定。

本文介紹如下主題：

安裝與使用 Zoom for Google Workspace 的必要條件

如何安裝 Zoom for Google Workspace 附加元件

為所有使用者安裝 Zoom for Google Workspace 附加元件 (Google 管理員)

如果您是 Google Workspace 管理員並想為所有使用者安裝 Zoom for Google Calendar，請依以下說明操作：

  1. 以管理員身分登入您的 Google Workspace 帳戶。
  2. 導覽至 Google Workspace Marketplace 並搜尋 Zoom。
  3. 按一下 Zoom for Google Workspace 附加元件。
  4. 按一下安裝，再按一下繼續。
  5. 檢視服務條款，指定您想要開放全網域使用該應用程式或是僅開放特定團隊或部門使用，接著選取同意方塊並按一下接受。

如果您負責管理所屬組織的 Google 帳戶且有權存取 Google 管理主控台，請依照 Google 提供的這些資源來為您的使用者安裝 Zoom for Google Workspace。

為您自身使用安裝 Zoom for Google Workspace 附加元件

如果您有 Google 個人帳戶，那您可以為自身使用安裝該附加元件。

  1. 登入您的 Google 帳戶。
  2. 導覽至 Google Workspace Marketplace 並搜尋 Zoom。
  3. 按一下 Zoom for Google Workspace 附加元件。
  4. 按一下安裝，再按一下繼續。
  5. 檢視服務條款，然後按一下接受。

如何啟用或停用在 Google 日曆活動中自動加入視訊通話

待 Zoom for Google Workspace 附加元件安裝完成後，在 Google 日曆上新增活動會讓系統於加入訪客後自動新增 Zoom 會議。 若要啟用或停用這項功能：

  1. 登入 Google 管理控制台。
  2. 按一下應用程式，選取 Google Workspace，然後按一下日曆。
  3. 按一下分享設定。
  4. 在「視訊通話」下方清除勾選或勾選自動於使用者建立的活動中加入視訊通話旁邊的核取方塊。

如需更多資訊，請參閱 Google 的相關文件。

如何使用 Zoom for Google Workspace 附加元件

網頁版

登入 Zoom for Google Workspace 附加元件

  1. 使用網路瀏覽器登入 Gmail 或 Google 日曆。
  2. 在右側面板中按一下 Zoom for Google Workspace 圖示。
  3. 如出現系統提示，請按一下授權存取，並依照螢幕畫面上的指示允許 Zoom 存取您的 Google 帳戶。
  4. 按一下登入並依照螢幕畫面上的指示操作。

透過 Google 日曆安排會議

  1. 使用網路瀏覽器登入 Google 日曆。
  2. 按一下建立，或是在日曆上按一下適合您安排會議的時段。
  3. 輸入會議詳細資料，例如標題、地點和訪客名單。
  4. 按一下更多選項。
    注意：
    • 只有主題、日期、時間和時區等變更會同步到 Zoom Web Portal 和用戶端/應用程式中的會議項目。其他所有會議詳細資料均只會套用到該項 Google 日曆活動。
    • 當您指派排程權限給 Zoom Web Portal 中的其他使用者時，您可以選擇是否讓這些使用者能夠在 Outlook 或 Google 日曆中管理標記為私人的會議。 如果該使用者無法管理私人活動，就無法看見邀請連結、會議主題或與會者名單。
  5. 在新增視訊會議下拉式功能表中選取 Zoom 會議。
    Google 日曆會為該 Zoom 會議新增加入選項。
  6. (選用) 在右側面板中按一下 Zoom for Google Workspace 圖示，並依需要變更會議設定。
  7. 按一下儲存。
    注意：系統會根據您的帳戶設定來套用會議設定。 您可以為排程會議編輯會議設定。

透過 Gmail 中的電子郵件討論串安排會議

您可以使用附加元件透過 Gmail 安排 Zoom 會議。 附加元件會自動將電子郵件主題填入會議主題。 在您透過 Gmail 安排好會議之後，Zoom 會傳送加入會議的詳細資訊給該電子郵件的寄件者。

  1. 使用網路瀏覽器登入 Gmail。
  2. 開啟電子郵件討論串。
  3. 在右側面板中按一下 Zoom for Google Workspace 圖示。
  4. 按一下安排會議。
  5. 往下捲動面板並選擇您的預設會議設定，如會議 ID、密碼和等候室等。
  6. 依需求輸入會議詳細資訊：
    • 主題：附加元件會將電子郵件主旨當作建議的會議主題。
    • 時區：預設為您在 Zoom 中設定好的時區。 可視需求選取不同時區。
    • 時間：附加元件會有建議的日期和時間，或者您也可以輸入不同的日期和時間。
    • 持續時間：選取會議持續時間。
  7. 按一下郵件選項下方的箭頭，並啟用透過電子郵件邀請與會者，藉此在您建立會議之後傳送電子郵件給您的會議與會者。
    注意：
    • 附加元件會自動將電子郵件討論串中的參與者加入邀請名單，但您也可以勾選或清除勾選使用者電子郵件旁邊的核區方塊，藉此邀請或移除對方。
    • 如果您啟用了透過電子郵件邀請與會者，那麼系統就會透過電子郵件將加入會議的詳細資訊傳送到這些電子郵件信箱，而非 Google 日曆邀請。 若要傳送 Google 日曆邀請，請編輯排程會議或透過 Google 日曆安排會議。
  8. 按一下安排會議。

在 Google 日曆中編輯排程會議

注意：如果您要透過 Google 日曆重新安排 Zoom 會議，那麼請勿將會議詳細資訊複製到新的日曆項目中。

  1. 使用網路瀏覽器登入 Google 日曆。
  2. 按一下有安排 Zoom 會議的日曆活動。
  3. 按一下鉛筆圖示來編輯活動內容。
  4. 依需求變更會議詳細資訊。
    注意：只有主題、日期、時間和時區等變更會同步到 Zoom Web Portal 和用戶端/應用程式中的會議項目。其他所有會議詳細資料均只會套用到該項 Google 日曆活動。
  5. 在右側面板中按一下 Zoom for Google Workspace 圖示，並依需求變更會議設定，接著按一下更新會議。
  6. 按一下儲存。

檢視與加入會議

注意：如果會議主持人選擇將其會議的可見度標記為私人，那麼您將無法在 Zoom Web Scheduler 上看見任何會議詳細資訊，例如邀請連結、會議主題或受邀人名單等。

  1. 使用網路瀏覽器登入 Google 日曆。
  2. 按一下有安排 Zoom 會議的日曆活動。
  3. 按一下加入 Zoom 會議來開啟 Zoom 並加入會議。
  4. 在您的瀏覽器跳出提示訊息時按一下該選項來開啟 Zoom。

深入瞭解如何加入會議。

Android | iOS

登入 Zoom for Google Workspace 附加元件

  1. 登入 Google 日曆應用程式。
  2. 點選加號圖示，再點選活動。
  3. 點選視訊會議下拉式功能表，然後選取 Zoom 會議。
  4. 點選授權，然後依照螢幕畫面上的指示操作。

透過 Google 日曆安排會議

  1. 登入 Google 日曆應用程式。
  2. 點選加號圖示，再點選活動。
  3. 點選視訊會議下拉式功能表，然後選取 Zoom 會議。
    Google 日曆會在您的會議詳細資訊中加入 Zoom 會議。
  4. 輸入您的會議詳細資訊，如標題、位置和訪客名單等。
    注意：只有主題、日期、時間和時區等變更會同步到 Zoom Web Portal 和用戶端/應用程式中的會議項目。其他所有會議詳細資料均只會套用到該項 Google 日曆活動。
  5. 點選右上角的儲存。

透過 Gmail 中的電子郵件討論串安排會議

您可以使用附加元件透過 Gmail 安排 Zoom 會議。 附加元件會自動將電子郵件主題填入會議主題。 在您透過 Gmail 安排好會議之後，Zoom 會傳送加入會議的詳細資訊給該電子郵件的寄件者。

  1. 登入 Gmail 應用程式。
  2. 開啟電子郵件。
  3. 在底部面板的可用附加元件區段中點選 Zoom for Google Workspace。
  4. 輸入會議詳細資訊。
    注意：附加元件會自動將電子郵件主旨填入會議主題。
  5. (選用) 在郵件選項區段中輸入您要傳送加入會議詳細資訊的電子郵件地址。
    注意：系統會傳送含有加入會議詳細資訊的電子郵件到這些電子郵件地址，而非 Google 日曆邀請。 若要傳送 Google 日曆邀請，請編輯排程會議或透過 Google 日曆安排會議。
  6. 依需求變更其他會議選項。
  7. 在面板頂部點選安排會議。

在 Google 日曆中編輯排程會議

  1. 登入 Google 日曆應用程式。
  2. 點選有安排 Zoom 會議的日曆活動。
  3. 點選鉛筆圖示。
  4. 依需求變更會議詳細資訊。
    注意：只有主題、日期、時間和時區等變更會同步到 Zoom Web Portal 和用戶端/應用程式中的會議項目。其他所有會議詳細資料均只會套用到該項 Google 日曆活動。
  5. 點按儲存。

注意：

  • 如果您要透過 Google 日曆重新安排 Zoom 會議，請勿將會議詳細資訊複製到新的日曆項目中。
  • Google 日曆應用程式無法變更排程會議的會議設定。 若要使用這項功能，請在網路瀏覽器中使用 Google 日曆。 您也可以登入 Zoom Web Portal 來變更排程會議的會議設定。

檢視與加入會議

  1. 登入 Google 日曆應用程式。
  2. 點選有安排 Zoom 會議的日曆活動。
  3. 點選 Zoom 會議。
    Google 日曆會顯示加入選項。
  4. 點選並按住加入選項即可將其複製到您的剪貼簿，或是使用 Zoom 行動應用程式點選加入連結。

深入瞭解如何加入會議。

Zoom for Google Workspace 附加元件的使用限制和疑難排解

多個 Google 帳戶

在安裝與使用附加元件時，建議您不要在同一個瀏覽器中登入多個 Google 帳戶。 如果您登入了多個 Google 帳戶，便無法安裝該附加元件，因此您只需要登入您想要安裝該附加元件的帳戶即可。 此外，如果您在使用附加元件時登入了多個有安裝該附加元件的 Google 帳戶，這樣會在您安排 Zoom 會議時造成問題。

「這是日曆會議」和「Google 日曆會議 (未同步)」placeholder

在透過附加元件安排會議時，系統會建立一個 placeholder 會議，並將該 placeholder 會議的會議邀請詳細資訊加入日曆活動中。 在將該日曆活動儲存到 Google 內之前，該實際日曆活動的詳細資訊 (如主題、議程和日期/時間等) 均不會同步到 Zoom 會議。 待該日曆活動儲存完成後，其會議詳細資訊大概會需要 2 分鐘的時間來與 Zoom 同步，接著才會更新日曆活動中的 placeholder 會議詳細資訊。

在同步過程中，您會在即將舉行的 Zoom 會議列表中看到該 placeholder 會議顯示為「這是日曆會議」或「Google 日曆會議 (未同步)」。 待同步完成後，其顯示名稱會隨之更新，且應與該日曆活動所設定的主題相符。

注意：這個 placeholder 會議通常會安排在 1979 年 12 月 31 日或 1980 年 1 月 1 日。 待同步完成後，您所安排的日曆活動日期和時間會取代 placeholder 日期/時間。

同步問題疑難排解

如果您已經儲存了該日曆活動，等了幾分鐘後卻仍未看見其日曆詳細資訊有與 Zoom 同步，這可能是由一些問題造成的，例如對於您在安排的日曆沒有寫入權限，或是嘗試安排過去的會議。

若要嘗試手動強制同步：

  1. 使用網路瀏覽器登入 Google 日曆。
  2. 在右側面板中按一下 Zoom for Google Workspace 圖示 。
  3. 按一下有出現同步問題的 Google 日曆活動。 如此會讓附加元件透過您的 Zoom 會議去檢查日曆活動 ID，並同步任何變更或是缺漏的資訊。
  4. 等待 1-2 分鐘讓同步完成。

您的資料將如何使用

此應用程式會從您的 Zoom 帳戶存取並使用下列資訊：

這個應用程式會透過您的 Zoom 帳戶存取與使用下列資訊：