搭配 ZoomMate 使用自主式工作流程

自主式工作流程讓您可使用簡單的日常語言,透過彈性的節點式視覺化畫布自動化重複性工作。您可使用範本或低程式碼建構工具中的代理式 AI 工作流程,跨 Meetings、Chat、Docs 和 Tasks 自動化多步驟操作。除了 Zoom 來源和資料之外,您還可連接至第三方應用程式,允許您從 Google、Microsoft 和 Salesforce 等其他第三方工具擷取資料並輸出至這些工具。
 

當您按一下側邊欄中的「工作流程」時,「工作流程」將自動開啟,您可於其中以自然語言描述工作流程。您也可存取下列與工作流程相關的選項,這些選項會顯示於側邊欄中的「工作流程」下方。

除了建立和使用工作流程之外,您還可將工作流程附加至 Zoom Meetings 以及使用「我的筆記」生成的筆記。

筆記圖示
ZoomMate 的自主式工作流程適用於美國的 ZoomMate 和自訂 AI Companion 付費使用者。免費使用者也可使用此功能的受限版本,每月最多可執行 10 次。
 
建立時的測試執行以及發佈工作流程後的執行都會計入每月使用量。付費 ZoomMate 和自訂 AI Companion 使用者最初將於限期內將享有無限量執行次數。

搭配 ZoomMate 使用自主式工作流程的要求

注意:ZoomMate 可能不適用於特定產業和特定地區的客戶。

目錄

如何存取工作流程

Windows | macOS | Linux

如何在「ZoomMate」標籤中存取工作流程

  1. 登入Zoom桌面應用程式。
  2. 在導覽列中按一下「ZoomMate」標籤 。
    注意:如果您未看見 ZoomMate 標籤 ,請依序按一下「更多」標籤和 ZoomMate 。
  3. 在側邊欄中,按一下「工作流程」。

如何在「工作流程」標籤中存取工作流程

  1. 登入Zoom桌面應用程式。
  2. 在導覽列中按一下「工作流程」標籤。
    注意:如果未看見「工作流程」標籤,請按一下「更多」標籤,然後按一下「工作流程」。

 

網頁版
  1. 登入 Zoom Web 入口網站。
  2. 在右上角,按一下「Zoom 產品」圖示 。
  3. 在 Zoom 產品功能表中,按一下 ZoomMate。
    ZoomMate 將於新的瀏覽器標籤中開啟。
  4. 在側邊欄中,按一下「工作流程」。

瞭解 ZoomMate 自主式工作流程首頁

ZoomMate 自主式工作流程首頁提供集中式工作區,方便您探索、建立和管理自動化工作流程。您可從首頁瀏覽預先建置的工作流程範本、整理現有工作流程、監控工作流程活動,以及建立新的自動化流程。

首頁標籤

「首頁」標籤是探索工作流程的主要登陸頁面。其顯示一系列隨選即用的工作流程範本,可幫助您將常見的業務流程自動化,而無需從頭開始建置工作流程。
每個範本都包含預覽影像和標題,讓您在選取前便能快速瞭解其目的。範本可能還會顯示其所使用的應用程式或整合功能,讓您能識別與 Slack、Gmail、Salesforce 或 Zoom 等服務連線的工作流程。
使用首頁標籤:

範本類別

「可立即使用」區段下方有類別篩選條件,可幫助縮小可用範本清單的範圍。
可用類別包含:
選取類別會立即篩選顯示的範本,讓您更容易找到與您的使用案例相關的工作流程。

搜尋範本

「搜尋範本」欄位可讓您透過輸入關鍵字快速尋找工作流程範本。
例如,您可搜尋:
範本清單會動態更新,以顯示相符結果。

範本卡片

每個範本都會顯示為個別卡片,其中包含:
選取範本會開啟其詳細資訊,您可於建立自己的工作流程前檢閱其設定。
顯示的範例包含:
會前提醒
這些範本提供了可供您自訂以符合貴組織需求的起點。

我的工作流程標籤

「我的工作流程」標籤包含您已建立或儲存的工作流程。
使用者也可於「我的工作流程」標籤下檢視由我的組織套用的工作流程:
此標籤可作為您的個人工作流程庫,允許您從單一位置管理所有有效和草稿自動化。

活動記錄標籤

「活動記錄」標籤提供工作流程執行歷史記錄的可見性。
使用此標籤監控工作流程活動,包含:
活動記錄可幫助管理員和工作流程擁有者確認自動化一如預期運作,並找出可能需要留意的問題。

建立按鈕

「+ 建立」按鈕可讓您建立新的工作流程。
選取「建立」即可從頭開始建立工作流程,或選擇下列其中一個選項
  • CUI(對話式 UI 工作流程):建立對話式 UI 工作流程。
  • 從節點開始:透過建立新的工作流程從頭開始建構。
  • 匯入工作流程:將現有工作流程匯入工作區。
建立工作流程後,您可設定觸發器、動作、條件和已連接的應用程式,以自動化業務流程。

如何建立工作流程

注意:如果 Workflow Automation 已啟用,使用者也可從 Workflows 標籤建立自主式工作流程,該標籤位於 Zoom Workplace 桌上型電腦應用程式。

使用對話式提示建立工作流程

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 按一下右上角的「+ 建立」按鈕。
  3. 請詳細描述您想使用工作流程自動化的工作或程序。如果需要多個步驟,請依照您想建立的工作流程所需順序描述每個步驟。
  4. 按一下「傳送」圖示。
    ZoomMate 將開始設計工作流程,並針對設定工作流程內的節點提出釐清問題。取得所有必要資訊後,ZoomMate 將開始建立工作流程。
  5. (選用)工作流程完成後,使用 ZoomMate 側邊欄文字方塊描述您想對工作流程進行的調整,或手動更新工作流程。
  6. 對工作流程的初始設計感到滿意後,請於視窗底部按一下「執行」以測試工作流程。
  7. 繼續對工作流程進行任何其他變更。
  8. 按一下「部署」以儲存流程的變更,並將其設為「有效」。

手動建立工作流程

如要手動建立工作流程:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「+ 建立」。
    工作流程建立器和 ZoomMate 側邊欄將開啟。
  3. 在描述聊天方塊下方,按一下「從節點開始」,然後按一下「觸發器」。
  4. 在節點觸發器清單中,選取一個觸發器:
  5. 按一下觸發器以將其新增至畫布,並展開其設定面板。
  6. 設定觸發器詳細資訊。例如,針對會議事件觸發器,設定:
  7. 根據需要新增其他節點和動作,例如將摘要傳送至 Slack、將文件儲存至 Zoom Canvas,或將訊息張貼至聊天頻道。
    注意:如果節點輸出變數,則可將該變數拖放至另一個動作節點。
  8. (選用)如果動作節點使用「動作核准」欄位,或您正在使用「AI 推理」節點,請設定「動作節點和/或工具集的核准流程」。
  9. (選用)在任何步驟中,使用 ZoomMate 側邊欄文字方塊描述您想對工作流程進行的調整,並讓 ZoomMate 為您更新觸發器、動作或參數。
  10. 對工作流程的初始設計感到滿意後,請於視窗底部按一下「執行」以測試工作流程。
  11. 繼續對工作流程進行任何其他變更。
  12. 按一下「部署」以儲存對流程的變更,並將其設定為「有效」。

如何使用工作流程範本

注意:如果 Workflow Automation 已啟用,使用者也可從 Workflows 標籤管理工作流程範本,該標籤位於 Zoom Workplace 桌面應用程式。

如要使用工作流程範本:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「+ 建立」。
  3. 在描述聊天方塊下方,按一下「選擇範本」。
  4. 瀏覽範本並選取符合您角色或使用案例的範本。範例包含:
  5. 按一下「範本」以在工作流程建構器中開啟。
  6. 檢閱預先設定的觸發器和動作,然後根據需要調整任何欄位(例如頻道、收件者、動作核准或儲存位置)。
  7. (選用)使用側邊欄中的 ZoomMate 文字方塊,以自然語言指示調整範本、新增步驟或變更條件。

如何匯出或匯入工作流程範本

匯出工作流程範本

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「所有工作流程」。
  3. 選取您要匯出的工作流程。
  4. 在右上角,按一下「更多」圖示 。
  5. 按一下「匯出工作流程」,然後按一下「匯出按鈕」。
    工作流程將以 .json 檔案格式下載。

匯入工作流程範本

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「+ 建立」。
  3. 按一下「從節點開始」。
  4. 從清單中選取您偏好的節點。
  5. 在右上角,按一下「更多」圖示 。
  6. 按一下「匯入工作流程」,然後按一下「選擇檔案」按鈕。
  7. 選取 .json 檔案格式,然後按一下「開啟」。

如何在工作流程中使用動作核准功能

在工作流程中,執行敏感寫入操作的動作節點(例如:更新 Salesforce Opportunity 或建立 Jira 工單)允許使用者在變更執行前進行檢閱、編輯和核准。觸發時,待處理動作會出現於 ZoomMate 或工作流程標籤中供使用者檢閱。

使用者可設定 AI 推論節點的工具集,以一律要求核准(預設)或一律允許工具集的動作而無需確認。針對動作節點(例如離開頻道節點),使用者可選取該節點是在無需核准的情況下允許該動作,還是在繼續進行前一律提示確認。

管理員也可針對跨節點和工具集的所有敏感寫入操作,停用自動允許動作並強制核准的功能。

設定工作流程通知

ZoomMate

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在側邊欄中,按一下「工作流程」。
  3. 選取「待處理的動作」,然後按一下「更多」。
  4. 按一下「通知偏好設定」,並啟用其中 1 個或 2 個選項。
  5. (選用)全部略過:略過所有待處理動作的通知。

Zoom 桌面應用程式

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在導覽功能表中,按一下「工作流程」標籤。
  3. 選取「待處理的動作」,然後按一下「設定」。
  4. 按一下「通知偏好設定」,並啟用其中 1 個或 2 個選項。
  5. (選用)全部略過:略過所有待處理動作的通知。

為動作節點設定核准流程

  1. 建立或開啟「工作流程」。
  2. 新增或編輯使用「動作核准」欄位的動作節點。
  3. 在「動作核准」下,選取一個選項:
  4. 儲存工作流程。

為 AI 推理節點設定核准流程

  1. 建立或開啟「工作流程」。
  2. 新增或編輯「AI 推理」節點。
  3. 在「工具集」 下,於所需的工具集(Zoom Tasks、Zoom Chat 等)旁,按一下「設定」圖示 [齒輪圖示]。
  4. 在所需的動作旁,選取一個選項:
  5. 按一下「關閉」。

核准待處理動作

注意:如果 Workflow Automation 已啟用,使用者也可於「工作流程」標籤中管理待處理的核准,該標籤位於 Zoom Workplace 桌面應用程式。

如果動作設定為一律要求確認或一律詢問,則動作節點必須先取得核准,才能繼續執行工作流程。如要核准動作:

  1. 啟動「工作流程」。
    在「待處理動作」 下,將列出需要先取得核准才能繼續的工作流程。
  2. 按一下「工作流程」並檢閱輸出結果。
  3. (選用)如果您希望日後在工作流程中不必手動核准此動作,請將此動作的核准設定設為「一律允許」。否則,請選取「允許一次」以僅針對目前工作流程進行核准。
    注意:如果管理員已啟用允許使用者停用敏感動作的確認功能,您將無法修改此設定。
  4. (選用)按一下「取消工作流程」,以取消此動作並終止工作流程。
  5. 按一下「核准並繼續」,以使用已核准的輸出繼續工作流程。

如何管理工作流程

注意:如果 Workflow Automation 已啟用,使用者也可透過「工作流程」標籤管理工作流程,該標籤位於 Zoom Workplace 桌面應用程式。

如要在「我的工作流程」中檢視和管理工作流程:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「所有工作流程」。
  3. 使用可用的篩選器尋找您要檢閱或更新的工作流程:
  4. (選用)按一下「+ 建立新項目」,即可直接從「我的工作流程」清單中從頭開始建立新的工作流程。
  5. 按一下工作流程的 「名稱」以在編輯器中開啟。

停用或啟用工作流程

如要停用或啟用工作流程:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「我的工作流程」。
  3. 在「狀態」欄下方,按一下所需工作流程的切換開關,以切換為「有效」(啟用)或「無效」(停用)。
    注意:具有手動觸發器的工作流程無法停用。

刪除工作流程

如要刪除工作流程:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「所有工作流程」。
  3. 找到所需的工作流程。
  4. 在「動作」欄底下,按一下「更多」圖示 。
  5. 按一下「刪除」。
  6. 出現確認提示時,按一下「刪除」。

下載表單回覆

如要下載表單回覆:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「所有工作流程」。
  3. 選取「工作流程」。
  4. 在右上角,按一下「更多」圖示 。
  5. 按一下「從回應下載」。
    檔案將以 .CSV 檔案格式下載。

附註:「下載表單回覆」選項僅於工作流程包含「表單」節點時可用。

如何分享工作流程

注意:如果 Workflow Automation 已啟用,使用者也可透過 「工作流程」標籤分享工作流程,該標籤位於 Zoom Workplace 桌面應用程式。

您可與貴組織內的使用者分享工作流程。分享工作流程:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「所有工作流程」。
  3. 使用可用的篩選器尋找您要檢閱或更新的工作流程:
  4. 按一下「工作流程名稱」即可開啟。
  5. 在右上角,按一下「更多」圖示 並按一下 「分享」。
    注意:工作流程必須先部署才能分享。
  6. 輸入您要分享工作流程的聯絡人或頻道。
  7. 按一下「傳送」。
    工作流程將與所需的使用者分享,讓其可檢視工作流程。
    注意:使用者將無法編輯工作流程,且必須儲存工作流程的複製副本,才能使用和/或修改該副本。

如何檢視工作流程活動記錄

注意:如果 Workflow Automation 已啟用,使用者也可透過「Workflows」標籤檢視工作流程活動記錄,該標籤位於 Zoom Workplace 桌面應用程式。

如要檢視工作流程活動記錄:

  1. 啟動「工作流程」。
  2. 在「工作流程」下方,按一下「活動記錄」。
    系統會顯示工作流程執行記錄清單。
  3. 使用可用的篩選條件以縮小搜尋範圍:
  4. 檢閱每次工作流程執行的欄,例如「名稱」、「上次執行」、「狀態」和「動作」。
  5. (選用)按一下「特定執行或與其關聯的動作」,以檢視詳細資訊、疑難排解失敗問題,或重新執行工作流程(如果支援)。

如何連線您自己的 MCP 工具以在 AI 推理節點中使用

深入瞭解如何為自主式工作流程設定 MCP 工具。

可用於建立工作流程的節點

深入瞭解 ZoomMate 可用的工作流程節點。

建立工作流程的最佳做法

如何疑難排解工作流程

工作流程的驗證和連線問題

第三方整合授權問題

如果您遇到第三方整合授權問題:

觸發器和執行問題

團隊聊天事件未觸發工作流程

如果您遇到使用 團隊聊天事件觸發器的工作流程未正確觸發的問題,請檢查工作流程是否使用聊天節點與您分享。工作流程擁有者是否仍具有適當的頻道權限,如果擁有者失去存取權限或離開頻道,則工作流程可能會停用。

來自 Webhook 未觸發工作流程

如果您在使用「來自 Webhook」觸發器的工作流程時遇到無法正確觸發的問題,請確認下列事項:

除了上述內容之外,您也可檢視工作流程的記錄,以驗證透過 Webhook 傳送的要求。

表單和條件節點問題

表單變數問題

如果您在使用表單變數時遇到問題:

條件節點問題

如果您在使用條件節點時遇到問題:

資料與變數相關問題

與欄位名稱中不合法字元相關的錯誤

如果遇到與欄位名稱相關的問題,請從欄位名稱中移除句號(.)等特殊字元(例如將「jira.link」變更為「jiralink」)。

資料缺失或錯誤的問題

如果遇到資料缺失或錯誤的問題:

其他節點特定問題

根據節點故障傳送聊天訊息

如果您使用含有「回覆訊息」、「傳送訊息至頻道」、「傳送私密訊息」或「傳送訊息至會議」節點的工作流程時遇到問題,請確認下列事項:

AI 節點故障

如果大型語言模型節點發生失敗/逾時,請確認參照的文件是否過大(字元數上限為 20,000,000)。

取得文件節點故障

如果取得文件節點故障,請檢查下列項目:

Google Sheets 節點故障

如果您在使用 Google Sheets 節點時遇到錯誤,請檢查下列項目:

Jira 節點故障

如果您在使用 Jira 節點時遇到錯誤,請檢查下列項目:

HTTP 要求節點故障

如果您在使用 HTTP 要求節點時遇到錯誤,請檢查下列項目: